مراحل سند زدن خانه در دفترخانه اسناد رسمی

از مسائلی که در پی معاملات و خرید و فروش اموال سر راه خریداران قرار می‌گیرد تنظیم سند مال می‌باشد. در طی کردن مراحل الزام به تنظیم سند رسمی باید توجه نمود که خریدار یا فروشنده ممکن است بعضا به دلایلی همچون ادعای بالا رفتن ارزش ملک یا ناتوانی از پرداخت بدهی بانک به منظور فک رهن، از انجام تعهد خود امتناع کند. در این مقاله از وکیل‌باشی به ارائه توضیحات درباره مراحل تنظیم سند رسمی و چالش های آن خواهیم پرداخت.

قولنامه چیست؟

قولنامه سندی است که در آن فروشنده تعهد فروش عین معینی را که مالک آن است در آینده‌ای معلوم در برابر ثمن مشخص می‌کند. براساس این تعریف، در حین تنظیم قولنامه انتقال مالکیت صورت نمی‌گیرد. بنا به نظر دکتر کاتوزیان، پدر علم حقوق ایران، در مواردی که دو نفر تصمیم به پیمانی گرفته‌اند و در شرایط آن نیز با هم کنار آمده‌اند، گاه به دلیل موانع خارجی نمی‌توانند پیمان نهایی را به طور قطع واقع سازند، پس برای این که زمینه را آماده سازند و در آینده نیز به وقوع قرارداد مطمئن باشند؛ در برابر هم تعهد می‌کنند که آن را در مدت معین و با همان شرایط مورد توافق منعقد سازند. این پیمان مقدماتی را قولنامه می‌نامند.

بیشتر بخوانید: سند زدن خانه قولنامه ای

سند رسمی چیست؟

در تعریف مفهوم سند رسمی باید کرد که سند رسمی عبارت است از اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر ماموران رسمی در حدود صلاحیت آن‌ها، طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند. غیر از آن، سایر اسناد در حکم عادی هستند. حفظ و نگهداری اسناد، بسیار مهم است و باید مراقب بود که متن سند به دقت تنظیم شده و از خط خوردگی یا نوشتن مطالب بیهوده و تکراری خودداری شود، زیرا اگر در ذیل یا حاشیه یا ظهر (پشت) سندی که در دست ابراز کننده است، مندرجاتی باشد که حکایت از بی اعتباری یا از اعتبار افتادن تمام یا قسمتی از مفاد سند باشد، مندرجات مزبور و معتبر محسوب می‌شوند، اگرچه تاریخ و امضا نداشته و به وسیله خط کشیدن یا نحو دیگر باطل شده باشد.

مفاد سند رسمی در صورت عدم مخالفت با قوانین درباره طرفین و وراث و قائم مقام آن‌ها معتبر شده است و اعتبار آن‌ها نسبت به اشخاص ثالث در صورتی است که قانون تصریح کرده باشد، در دو مورد اسناد عادی اعتبار اسناد رسمی را می‌یابد. بنابراین، اسناد رسمی یا در حکم آن را به دستجات زیر می‌توان تقسیم نمود:

انواع اسناد رسمی

1. اسناد تنظیمی در ادارات ثبت اسناد و املاک

2. اسناد تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی

3. اسناد تنظیمی در نظر مامورین رسمی (غیر از دو مورد فوق)

4. اسناد تنظیمی که صدور آن مورد تایید شخصی باشد که مفاد سند علیه اوست.

5. اسنادی که صحت صدور آن در چک ثابت شود.

6. مواردی که قانونگذار صراحتا احکام اسناد رسمی را بر دسته‌ای از اسناد رسمی بار کرده باشد.

بهتر است پیش از هرگونه اقدام پیرامون اسناد و املاک خود، حتماً از یک وکیل متبحر مشاوره حقوقی دریافت کنید. چرا که این موضوع پیچیدگی‌های حقوقی فراوانی دارد و نباید به‌راحتی در این گونه موارد ریسک کنید.

تفاوت اسناد رسمی با سایر اسناد

بهتر است بدانید که تفاوت اسناد رسمی و اسناد عادی بسیار است، چه به لحاظ اعتبار و چه به لحاظ امور شکلی. قانونگذار برای اسناد رسمی امتیازاتی را درنظر گرفته است از جمله:

• لازم الاجرا بودن مفاد اسناد رسمی در موارد مقرر در قانون از جمله مواد ۹۲ و ۹۳ قانون ثبت اسناد و املاک

• اعتبار مفاد این اسناد درباره طرفین و قائم مقام آنان

• عدم استماع، انکار و تردید در مقابل اسناد رسمی

شرایط طرح دعوی و مراحل الزام به تنظیم سند

نخستین اثر حقوقی قولنامه، تنظیم سند رسمی است. اعم از اینکه، آن را قولنامه (تعهد فروش) یا مبایعه نامه (سند فروش) بنامیم. قولنامه حاوی یک تعهد و قول است. هنگامی که خریدار و فروشنده قصد انجام معامله‌ای را دارند اما هنوز مقدمات لازم را فراهم نکرده‌اند، قراردادی منعقد کرده  و در آن، دو طرف تعهد می‌کنند که معامله را با شرایط معین و ظرف مهلتی خاص انجام دهند. این توافق‌ها مشمول ماده ۱۰ قانون مدنی است.

سند و قولنامه دو نوع اسناد حقوقی هستند، اما تفاوت‌هایی بین آن‌ها وجود دارد:

مراحل الزام به تنظیم سند رسمی برای دادگاه

در این بند به اقداماتی که دادگاه برای انجام مراحل الزام به تنظیم سند رسمی انجام می‌دهد، اشاره می‌کنیم.

• احراز مالکیت خوانده: از طریق استعلام ثبتی

• احراز مالکیت خوانده بر تبعات مبیع: برای احراز مالکیت خوانده بر تبعات مبیع به عنوان مثال در مورد تلفن و سایر انشعابات

• احراز تادیه قسمتی از ثمن (پیش پرداخت) و محاسبه مابقی ثمن و قید در حکم: احراز تادیه قسمتی از ثمن و محاسبه مابقی ثمن و قید در حکم به عنوان مثال در مورد چک، استعلام از طریق بانک

• احراز انجام معامله و قرارداد از بررسی اسناد و اظهارات طرفین و شهود: ملاحظه اصل مبایعه نامه، توجه به دفاعیات خوانده، توجه به اهلیت طرفین، توجه به نحوه تحریر سند عادی، توجه به مفهوم و ماهیت سند تنظیمی و شروط و تعهدات طرفین

• احراز هویت و شناسایی فروشنده و خریدار و در صورت فوت آ‌ن‌ها، ورثه با ملاحظه انحصار وراثت: احراز هویت و شناسایی طرفین معامله توسط دادگاه یکی از اقدامات دادگاه برای الزاام به تنظیم سند رسمی می‌باشد و در صورت فوت آن‌ها ورثه طرفین با ملاحظه گواهی انحصار وراثت ملزم به تنظیم سند رسمی می‌شوند.

• تحقیق درباره مورد معامله: تحقیق درباره مورد معامله، اگر در رهن بانک باشد، تعیین و احراز میزان بدهی، با حفظ حقوق مرتهن یا بازداشت کننده مقدم، حکم به الزام انتقال داده شود.

• توجه به هزینه های انتقال سند و عهده دار بودن آن از سوی طرفین: هزینه‌های لازمه به طور معمول برای انتقال (مالیات و عوارض شهرداری) بر عهده مالک و هزینه تحریر سند بالمناصفه بر عهده طرفین است.

• انجام هر گونه تحقیق و اقدامی برای کشف حقیقت: انجام هر گونه تحقیق و اقدامی برای کشف حقیقت لازم باشد، مثلا در مورد تملک مالکانه، معاینه محل برای احراز تصرفات

دادگاه صالح برای رسیدگی

دعوی الزام به انتقال رسمی ملک در شمار دعاوی اموال غیر منقول قرار ندارد، بنابراین، براساس قاعده کلی و عمومی صلاحیت رسیدگی به دعوی مذکور در دادگاه محل اقامت خوانده به عمل می‌آید. مطابق ماده ۱۲ قانون آیین دادرسی دادگاه‌های عمومی و انقلاب در امورد مدنی رسیدگی به دعاوی مربوط به اموال غیرمنقول اعم از دعاوی مالکیت، مزاحمت و .. و سایر حقوق راجع به اموال غیرمنقول را تعریف کرده و دعوی الزام به انتقال رسمی ملک در شمار آن‌ها وجود ندارد. لذا بر اساس قاعده کلی و عمومی صلاحیت که در ماده ۱۱ قانون صدرالذکر مندرج است، رسیدگی به دعوی مذکور و طی مراحل الزام به تنظیم سند در دادگاه محل اقامت خوانده به عمل می‌آید.

خواهان برابر مواد ۱۰، ۱۲ و ۲۶ قانون آیین دادرسی مدنی باید دادخواست خود به خواسته الزام فروشنده به حضور در دفترخانه و تنظیم سند رسمی را ثبت و آن را تقدیم دادگاهی کند که محل وقوع ملک در آن حوزه آن دادگاه است. زیرا در مورد اموال غیر منقول دادگاه صالح برای رسیدگی، دادگاه محل وقوع مال است. البته با عنایت به طولانی بودن زمان رسیدگی تا حصول نتیجه قطعی بهتر است فروشنده، ضمن دادخواست خود صدور دستور موقت مبنی بر توقیف ملک مورد خریداری را از دادگاه درخواست کند تا فروشنده در این مدت نتواند ملک را به شخص دیگری منتقل کند.

بیشتر بخوانید: سند زدن خانه به همسر و فرزند

سخن پایانی