در این نوشتار از وکیل باشی، سامانه مدیریت قرارداد (CLM) را به شما معرفی خواهیم کرد و به بررسی مزایای کلیدی آن، از جمله دسترسی سریع به اسناد و امنیت بالای آنها خواهیم پرداخت. این ابزار می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا فرآیند مدیریت قراردادها را به‌صورت مؤثرتر و کارآمدتر انجام دهند.

منظور از مدیریت چرخه عمر قرارداد (CLM) چیست؟

مدیریت چرخه حیات قرارداد (Contract Lifecycle Management)، به معنای کنترل و مدیریت قراردادها از لحظه ایجاد تا مراحل نهایی است.

 این فرآیند با استفاده از سامانه ها تخصصی، به صورت خودکار و هوشمند انجام می‌شود.

CLM به شرکت‌ها کمک می‌کند تا قراردادهای خود را سریع‌تر و دقیق‌تر مدیریت کرده و خطاهای احتمالی را به حداقل برسانند.

 این نرم‌افزارها تمامی مراحل قرارداد، از پیش‌نویس و امضا تا ذخیره‌سازی و پیگیری را در یک سیستم واحد انجام می‌دهند.

 در نتیجه، اطلاعات به شکل بهتری دسته‌بندی شده و تیم‌ها به راحتی به اسناد دسترسی پیدا می‌کنند، که این امر کارایی و شفافیت فرآیندهای قراردادی را افزایش می‌دهد.

مدیریت اسناد و قراردادها با نرم افزار CLM وکیل باشی چگونه است؟

یکی از سرویس‌های کاربردی وکیل‌باشی برای کسب و کارها، ارائه سامانه مدیریت قرارداد CLM است که امکان کنترل و مدیریت بهینه قراردادها را برای شما فراهم می‌کند.

 ترکیب این قابلیت با امضای دیجیتال، وکیل‌باشی را به انتخابی هوشمندانه و کارآمد برای تسهیل فرآیندهای قراردادی شما تبدیل می‌کند. 

با استفاده از این سامانه، می‌توانید به سرعت و با دقت قراردادهای خود را مدیریت کنید و تمامی مراحل را از دریافت قرارداد تا امضای دیجیتال و ذخیره‌سازی در یک سیستم جامع و امن به انجام برسانید.

چرخه عمر یک قرارداد از چه مراحلی تشکیل می‌شود؟ 

استفاده از یک سیستم مدیریت قرارداد نیازمند درک جامع از مراحل و فرآیندهای مرتبط با آن است. 

مدیریت چرخه حیات قرارداد شامل مراحل زیر است:

1. ایجاد و تنظیم قرارداد

2. بازبینی و امضا

3. ذخیره و بایگانی قرارداد

در ادامه هر یک از این مراحل را به صورت مختصر و مفید توضیح خواهیم داد.

ایجاد و تنظیم قرارداد

در ابتدا، نیازها و اهداف طرفین نمونه قرارداد باید به‌طور دقیق شناسایی شوند.

 سپس یکی از طرفین اقدام به تهیه پیش‌نویس اولیه می‌کند که شامل جزئیات، شرایط کلی و بندهای اصلی قرارداد است.

 پس از تهیه پیش‌نویس، مذاکرات بین طرفین آغاز می‌شود و هر یک، نظرات و خواسته‌های خود را مطرح می‌کنند.

این مذاکرات ممکن است به تغییراتی در متن قرارداد منجر شود یا حتی پیش‌نویس جدیدی تنظیم گردد.

بازبینی و امضای دیجیتال

در این مرحله، پیش‌نویس قرارداد توسط هر دو طرف به‌دقت بررسی می‌شود تا از جامعیت و کامل بودن شرایط و مفاد آن اطمینان حاصل شود.

 هدف از این بررسی، شفاف‌سازی هرگونه ابهام و تأیید نهایی جزئیات قرارداد است. 

پس از توافق نهایی، قرارداد توسط طرفین امضا می‌شود که این امضا به‌منزله پذیرش تمامی شرایط و تعهدات مندرج در قرارداد است.

امضای قرارداد یکی از فرآیندهای زمان‌بر و طولانی است که معمولاً نیاز به ارسال امضا یا حضور در دفاتر اسناد رسمی برای امضا دارد. در این راستا، استفاده از امضای دیجیتال می‌تواند راه‌حلی مؤثر و کارآمد باشد، زیرا دیگر نیازی به مراجعه حضوری نخواهد بود و شما می‌توانید با اعتبار و امنیت بالا امضای خود را به صورت آنلاین ثبت کنید.

همچنین، شما می‌توانید با خرید امضای دیجیتال از وکیل باشی، توکن امضای خود را سریع دریافت کرده و به صورت امن، معتبر و به‌صرفه امضای خود را بر روی اسناد الکترونیکی ثبت کنید.

ذخیره و بایگانی قرارداد

ذخیره و بایگانی یکی از مراحل بسیار مهم در سیستم مدیریت قراردادها است.

 در این مرحله تمامی اطلاعات و اسناد قراردادها به‌صورت دیجیتال در یک سیستم مرکزی ذخیره می‌شوند.

CLM امکان بازیابی سریع قراردادها را فراهم کرده و به مدیریت بهتر و کنترل دقیق‌تر قراردادها کمک می‌کند. 

مدیریت دسترسی کاربران 

مدیریت دسترسی کاربران یکی از مراحل حیاتی در فرآیند مدیریت چرخه عمر قرارداد (CLM) است. 

در این مرحله، اسناد و قراردادها به صورت منظم در داشبورد مدیریت قراردادها ذخیره می‌شوند و کاربران می‌توانند با استفاده از کلمات کلیدی مرتبط، به راحتی به اسناد مورد نظر دسترسی پیدا کنند. 

این سطح‌بندی دقیق دسترسی، از افشای ناخواسته اطلاعات یا تغییرات غیرمجاز در قراردادها جلوگیری کرده و به حفظ امنیت و یکپارچگی سیستم کمک می‌کند.

با بهره‌گیری از این ابزار، سازمان‌ها می‌توانند اطمینان حاصل کنند که تنها افراد مجاز به اطلاعات حساس دسترسی دارند، این اقدام به کاهش ریسک‌های امنیتی و بهبود کارایی کلی سازمان منجر می‌شود.

استفاده از نرم افزار CLM، چه مزایایی دارد؟ 

از مزایای سیستم مدیریت قراردادها یا به عبارت ساده تر CLM می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• سازماندهی و دسترسی آسان

• افزایش بهره‌وری 

• کاهش ریسک

• افزایش شفافیت و پیگیری دقیق

• کاهش هزینه‌ها

• امنیت بالای اسناد و قراردادها

• کاهش استفاده از کاغذ 

سازماندهی و دسترسی آسان

اسناد و قراردادهای دیجیتال در یک مکان مرکزی و امن ذخیره می‌شوند، که این امکان را فراهم می‌کند تا به‌راحتی و از هر نقطه‌ای به آن‌ها دسترسی پیدا کرده و در صورت نیاز به‌سرعت بازیابی شوند.

افزایش بهره‌وری 

یکی از مزایای قابل توجه افزایش بهره‌وری است. خودکارسازی وظایفی چون ایجاد پیش‌نویس، ارسال برای تأیید و پیگیری وضعیت قراردادها باعث می‌شود تا زمان کمتری صرف این امور شود و فرصت بیشتری برای فعالیت‌های مهم‌تر فراهم گردد.

کاهش ریسک

نرم افزار CLM با استفاده از سیستم خودکارسازی فرآیندها، به جلوگیری از اشتباهات انسانی کمک می‌کند و از نقض شرایط قرارداد و تخلفات احتمالی پیشگیری می‌نماید.

افزایش شفافیت و پیگیری دقیق

مدیریت قراردادها، نمایی جامع از تمامی قراردادها را ارائه می‌دهد. با امکاناتی مانند داشبوردها و گزارش‌های لحظه‌ای، سازمان‌ها می‌توانند به‌سرعت وضعیت قراردادها، تعهدات و تاریخ‌های مهم را پیگیری کنند. این شفافیت به نظارت دقیق‌تر کمک کرده و از بروز مشکلات و اشتباهات جلوگیری می‌کند.

کاهش هزینه‌ها

استفاده از CLM می‌تواند به کاهش هزینه‌های قانونی و مالی مرتبط با تهیه، ذخیره‌سازی و مدیریت دستی قراردادها منجر شود.

امنیت بالای اسناد و قراردادها

در سامانه مدیریت قراردادها، تمامی اسناد به صورت دیجیتال ذخیره می‌شوند و دسترسی به آن‌ها از طریق فناوری‌های رمزگذاری پیشرفته و سیستم‌های احراز هویت کنترل می‌شود.

کاهش استفاده از کاغذ

در سامانه مدیریت چرخه قرارداد، دیگر نیازی به استفاده از اسناد کاغذی نیست. این تغییر به کاهش هزینه‌ها و حفاظت از محیط زیست کمک قابل توجهی می‌کند.

CLM وکیل باشی چه مزایایی دارد؟

سیستم مدیریت قرارداد (CLM) از خدمات بی‌نظیر بخش "دفترخونه" در سامانه وکیل‌باشی است که فرآیندهای قراردادی شما را به ساده‌ترین و سریع‌ترین شکل ممکن انجام می‌دهد.

یکی از مزایای کلیدی CLM وکیل‌باشی، ساده‌سازی فرآیند قراردادها است.

 با دسترسی به مجموعه‌ای جامع از قراردادهای استاندارد و حرفه‌ای، می‌توانید قراردادهای مورد نیاز خود را خریداری کرده و فوراً استفاده کنید.

 این ویژگی، ضمن صرفه‌جویی در زمان و انرژی، دقت و کیفیت بالای قراردادهای شما را تضمین می‌کند.

علاوه بر این، "دفترخونه" با ارائه سرویس امضای دیجیتال، فرآیندهای حضوری و ارسال امضاهای کاغذی را کاملاً حذف کرده و تمامی مراحل را به صورت آنلاین، سریع و امن انجام می‌دهد.

 این ترکیب هوشمندانه از CLM و امضای دیجیتال، مدیریت قراردادها را به تجربه‌ای کارآمد، بی‌دغدغه و مدرن تبدیل می‌کند.

مدیریت سنتی اسناد و قراردادها (کاغذی و دستی) چه مشکلاتی دارد؟

مدیریت فیزیکی و کاغذی اسناد و قراردادها با چالش‌های متعددی همراه است که برخی از مهم‌ترین آن‌ها عبارتند از:

• گم شدن یا آسیب‌دیدگی اسناد

• سختی در دسترسی و بازیابی

• محدودیت در همکاری و اشتراک‌گذاری

• محدودیت در امنیت و حفاظت از اطلاعات

• هزینه‌های بالای ذخیره‌سازی و نگهداری

• عدم امکان جستجوی سریع

گم شدن یا آسیب‌دیدگی اسناد

در مدیریت اسناد کاغذی، احتمال گم شدن اسناد افزایش می‌یابد و عوامل مختلفی مانند آتش‌سوزی یا آب‌گرفتگی می‌توانند باعث از بین رفتن آن‌ها شوند.

سختی در دسترسی و بازیابی

پیدا کردن یک قرارداد یا سند در سیستم مدیریت دستی به‌دلیل حجم بالای اسناد، بسیار زمان‌بر و دشوار است. عدم وجود سیستم بازیابی مؤثر نیز یکی از مشکلات اساسی این روش به‌شمار می‌رود.

محدودیت در همکاری و اشتراک‌گذاری

در مدیریت اسناد کاغذی، به‌دلیل جابه‌جایی سریع اسناد، چند نفر نمی‌توانند به‌طور همزمان به یک سند دسترسی پیدا کنند.

محدودیت در امنیت و حفاظت از اطلاعات

در سیستم مدیریت فیزیکی اسناد، امنیت به‌طور چشمگیری کاهش می‌یابد و احتمال سرقت یا افشای اطلاعات حساس افزایش می‌یابد.

هزینه‌های بالای ذخیره‌سازی و نگهداری

در سازمان‌هایی که حجم زیادی از اسناد وجود دارد، فرآیند ذخیره‌سازی و نگهداری این اسناد می‌تواند به افزایش هزینه‌های مرتبط با مدیریت و نگهداری آن‌ها منجر شود.

عدم امکان جستجوی سریع

اتوماسیون قراردادها و اسناد این امکان را فراهم می‌کند که با استفاده از کلمات کلیدی، به‌راحتی اسناد مورد نظر را پیدا کنید.

 در حالی که در مدیریت اسناد کاغذی این امکان وجود ندارد و فرآیند یافتن اسناد بسیار زمان‌بر است.

سیستم‌های مدیریت چرخه قرارداد (CLM) به‌طور چشمگیری مشکلات مدیریت قراردادها را کاهش می‌دهند و از نظر کارایی و اقتصادی به‌صرفه هستند. 

مطابق نظرسنجی Docusign، ا۴۶ درصد از کاربران قادر به یافتن قراردادهای ذخیره‌شده خود نیستند و ۹۰ درصد خطاها ناشی از اشتباهات انسانی است. 

این آمار اهمیت پیاده‌سازی CLM را در بهبود دقت و کارایی مدیریت قراردادها نشان می‌دهد و تأکید می‌کند که دیجیتال‌سازی و حذف اسناد کاغذی نه‌تنها دقت را افزایش می‌دهد، بلکه هزینه‌ها را نیز به‌طور قابل توجهی کاهش می‌دهد.

خلاصه‌ای از آنچه که درباره مدیریت چرخه عمر قرارداد باید بدانید 

مدیریت قراردادها در سازمان‌ها از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است و نیاز به راه‌حل‌های مؤثری برای چالش‌های ناشی از افزایش حجم اسناد احساس می‌شود. نرم‌افزار مدیریت چرخه حیات قرارداد (CLM) به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا فرآیندهای مدیریت قرارداد را به‌طور جامع و امن اجرا کنند. به‌ویژه استفاده از CLM وکیل‌باشی، امکان خریداری و امضای دیجیتال انواع قراردادها را در یک سیستم مدیریت امن فراهم می‌آورد. در نهایت، این نرم‌افزار به بهبود عملکرد کلی سازمان و افزایش شفافیت در فرآیندهای قراردادی کمک می‌کند.

ماهک حقیقی_ کارشناس حقوقی وکیل باشی