امضای دیجیتال ابزاری نوین و ضروری برای امضای سریع و امن اسناد در فضای آنلاین است. با گسترش خدمات اینترنتی، داشتن روشی مطمئن و بدون نیاز به حضور فیزیکی برای امضای قراردادها اهمیت زیادی یافته است. در این مقاله، علاوه بر توضیح دقیق امضای دیجیتال و نحوه عملکرد آن، با ویژگی‌های منحصربه‌فرد سامانه وکیل‌باشی آشنا خواهید شد؛ سامانه‌ای که با توکن یک‌بار مصرف و احراز هویت از طریق ثبت احوال، فرایند امضا را به ساده‌ترین و امن‌ترین شکل ممکن ارائه می‌دهد. با ما همراه باشید تا ببینید چگونه وکیل‌باشی، امنیت و سرعت را به کسب‌وکار و زندگی شما می‌آورد.

 تعریف دقیق امضای دیجیتال چیست؟

امضای دیجیتال یک فناوری پیشرفته رمزنگاری نامتقارن است که با هدف تأیید هویت امضاکننده و اطمینان از صحت و تمامیت محتوای اسناد الکترونیکی مورد استفاده قرار می‌گیرد. این نوع امضا مبتنی بر یک جفت کلید رمزنگاری شامل کلید خصوصی و کلید عمومی عمل می‌کند:

• کلید خصوصی معادل امضای شخصی افراد است که به‌صورت محرمانه در اختیار صاحب آن قرار دارد و تنها توسط وی برای امضای اسناد به‌کار می‌رود.
• کلید عمومی مشابه مهر یا امضای رسمی فرد است که در اختیار عموم قرار می‌گیرد و از طریق آن، سایرین می‌توانند اصالت امضای دیجیتال را اعتبارسنجی کنند.

برای محافظت از کلید خصوصی و جلوگیری از دسترسی‌های غیرمجاز، از ابزارهای امنیتی به‌نام گواهی دیجیتال یا به عبارتی توکن استفاده می‌شود. این توکن‌ امضای دیجیتال در آغاز ورود به صورت USB ارائه می‌شدند، یعنی اطلاعات هویتی شخص روی یک USB قرار می‌گرفت و تا یکسال اعتبار داشت. اما یکی از نقص‌های این روش، چنین بود که هر شخصی که به USB شما دسترسی داشت، می‌توانست از توکن شما سوء استفاده کند.

برای رفع این مشکل، در دنیای امروز، توکن‌ها به شکل اپلیکیشن‌های موبایلی عرضه می‌شوند، این روش نیز همانند توکن‌های USB چالش‌های امنیتی و هزینه‌های بالایی را به همراه دارد. اما وکیل‌باشی برای حل این مشکل، یک نوآوری جدید عرضه می‌کند. گواهی یا به اصطلاح توکن امضای دیجیتال را به صورت یک‌بار مصرف به شما ارائه می‌دهد.

این توکن‌ها که به صورت تحت وب صادر می‌شوند؛ یعنی بعد از یک بار استفاده منقضی می‌شوند و به این ترتیب، امنیت بالاتری را فراهم می‌کنند. با این روش، حتی اگر کسی به موبایل یا دستگاه شما دسترسی پیدا کند، نمی‌تواند از امضای دیجیتال شما سوء استفاده کند. اگر قصد اخذ گواهی مورد نظر خود را دارید، می‌توانید با استفاده از امضای دیجیتال به صورت امن، معتبر و به‌صرفه، گواهی‌تان را ثبت کنید.

 امضای دیجیتال چگونه کار می‌کند؟

پس از آشنایی با مفهوم فناوری امضای دیجیتال، اکنون به بررسی نحوه عملکرد آن در عمل می‌پردازیم و می‌بینیم این فناوری چگونه امنیت و اعتبار اسناد الکترونیکی را تضمین می‌کند. فرض کنید قصد دارید یک قرارداد، نامه یا هر فایل دیجیتال (مانند PDF) را امضا کنید. در ادامه، نحوه کار امضای دیجیتال را گام‌به‌گام بررسی می‌کنیم:

• تولید هش (Hash)
• رمزنگاری هش با کلید خصوصی
• پیوست امضا به سند
• اعتبارسنجی توسط گیرنده
• مقایسه هش‌ها

تولید هش (Hash)

ابتدا از محتوای سند، یک کد کوتاه و منحصربه‌فرد به نام «هش» تولید می‌شود. این هش مانند اثر انگشت دیجیتال سند عمل می‌کند و کوچک‌ترین تغییر در محتوا باعث تغییر کامل این کد می‌شود.

رمزنگاری هش با کلید خصوصی

این کد هش با استفاده از کلید خصوصی شما رمزنگاری شده و در نتیجه آن، امضای دیجیتال تولید می‌شود.

پیوست امضا به سند

امضای دیجیتال به سند ضمیمه می‌شود و همراه فایل ذخیره می‌گردد.

اعتبارسنجی توسط گیرنده

گیرنده سند با استفاده از کلید عمومی شما، امضای دیجیتال را رمزگشایی کرده و هش اصلی را به‌دست می‌آورد. سپس سیستم از همان سند دریافتی، یک هش جدید تولید می‌کند.

مقایسه هش‌ها

اگر هش رمزگشایی‌شده و هش جدید با یکدیگر مطابقت داشته باشند، مشخص می‌شود که سند دست‌نخورده و امضا معتبر است. در غیر این صورت، نشانه‌ای از تغییر یا جعل در سند یا امضا وجود دارد.

این فرآیند به‌طور دقیق و قابل اطمینان تضمین می‌کند که اسناد دیجیتال به‌درستی و با امنیت بالا امضا شده‌اند و قابل استناد و اعتماد هستند.

امضای دیجیتال چه کاربردهایی در روزمره دارد؟

با گسترش خدمات الکترونیک، امضای دیجیتال به یکی از اجزای جدایی‌ناپذیر زندگی کاری و شخصی تبدیل شده است. این فناوری نه‌تنها سرعت و امنیت فرآیندها را افزایش داده، بلکه نیاز به چاپ، اسکن و مراجعه حضوری را نیز از میان برداشته است. در ادامه به مهم‌ترین کاربردهای روزمره امضای دیجیتال می‌پردازیم:

• امضای قراردادها و اسناد حقوقی
• خدمات بانکی و مالی
• خدمات قضایی و وکالتی
• سلامت و نسخه‌نویسی دیجیتال
• آموزش و پژوهش
• امور دولتی و مهاجرت
• اتوماسیون اداری در سازمان‌ها
• خرید و فروش آنلاین کالا یا خدمات

امضای قراردادها و اسناد حقوقی

قراردادهایی مانند استخدام، پیمانکاری، اجاره‌نامه، توافق‌نامه عدم افشا (NDA) و سایر اسناد حقوقی را می‌توان بدون نیاز به چاپ، اسکن یا حضور فیزیکی، به‌صورت امن و رسمی با امضای دیجیتال نهایی کرد.

خدمات بانکی و مالی

امضای دیجیتال در بانکداری برای تأیید فرم‌های افتتاح حساب، درخواست تسهیلات، صدور ضمانت‌نامه و انجام پرداخت‌های مهم و حساس به‌کار می‌رود. مثال: ارسال درخواست وام یا امضای فرم‌های بانکی از طریق اینترنت‌بانک، بدون نیاز به مراجعه حضوری.

خدمات قضایی و وکالتی

امضای دیجیتال در امور حقوقی برای تنظیم و امضای وکالت‌نامه‌ها، دادخواست‌ها، لوایح دفاعی و قراردادهای رسمی مورد استفاده قرار می‌گیرد و اعتبار قانونی دارد. مثال: امضای آنلاین قرارداد از طریق سامانه‌های حقوقی مانند «وکیل‌باشی» یا «ثنا».

 سلامت و نسخه‌نویسی دیجیتال

پزشکان و مراکز درمانی از امضای دیجیتال برای امضای نسخه‌های پزشکی، سوابق سلامت بیماران، ارجاعات تخصصی و گزارش‌های پزشکی استفاده می‌کنند. مثال: پزشک با امضای دیجیتال نسخه الکترونیکی را برای داروخانه ارسال می‌کند.

آموزش و پژوهش

از امضای دیجیتال برای تأیید و ارسال مدارک تحصیلی، توصیه‌نامه‌ها، گواهی‌نامه‌ها و مقالات علمی استفاده می‌شود. مثال: دانشگاه‌ها گواهی فارغ‌التحصیلی را به‌صورت دیجیتال و با امضای معتبر صادر می‌کنند.

امور دولتی و مهاجرت

امضای دیجیتال در فرآیندهایی مانند ثبت شرکت، درخواست ویزا، اپلای مهاجرت و استفاده از خدمات دولت الکترونیک به‌کار می‌رود. مثال: ثبت و ارسال اظهارنامه تأسیس شرکت از طریق سامانه جامع تجارت با امضای دیجیتال انجام می‌شود.

اتوماسیون اداری در سازمان‌ها

امضای دیجیتال نقش کلیدی در تسهیل گردش مکاتبات، تأیید مصوبات، فاکتورها، و صورت‌جلسات در سامانه‌های اتوماسیون اداری دارد و نیاز به امضای کاغذی یا حضور فیزیکی را حذف می‌کند. مثال: مدیر مالی یک شرکت می‌تواند پرداخت‌ها را به‌صورت دیجیتال در سامانه اتوماسیون تأیید و امضا کند.

خرید و فروش آنلاین کالا یا خدمات

امضای قراردادهای خرید و فروش مانند قولنامه خودرو، معاملات ملکی یا توافق‌نامه‌های خدمات، به‌صورت قانونی و کاملاً آنلاین انجام می‌شود.امضای دیجیتال ابزاری ضروری برای تعامل قانونی، سریع و ایمن در دنیای دیجیتال است. این فناوری، زمان را می‌خرد، امنیت را افزایش می‌دهد و فرآیندها را ساده‌تر می‌سازد.

ساخت امضای دیجیتال در وکیل باشی چگونه است؟

به طور کلی شما برای ساخت امضای دیجیتال باید 8 مرحله کلیدی را در وبسایت وکیل باشی دنبال کنید و سپس اسناد، قراردادها و… خود را امضا نمایید.

1.      ورود به سامانه دفترخونه

2.      بارگذاری و نام‌گذاری فایل

3.      تعیین تعداد امضا کنندگان

4.      تایید و ورود به سامانه پرداخت

5.      وارد کردن اطلاعات امضا کنندگان

6.      ارسال پیامک تأیید به امضاکنندگان

7.      ثبت امضای دیجیتال

8.      تایید نهایی امضا

ورود به سامانه دفترخونه

ابتدا به سامانه وکیل باشی وارد شوید و بر روی گزینه «دفترخونه» کلیک کنید. سپس، گزینه «شروع امضا» را انتخاب نمایید تا به مرحله بعدی بروید.

بارگذاری و نام‌گذاری فایل

پس از لود شدن صفحه پیش رو، فایل مورد نظر برای امضا را بارگذاری کرده و نام مناسب برای آن را در کادر مشخص شده وارد کنید. نام را براساس اسناد خود می‌توانید در این بخش وارد کنید.

تعیین تعداد امضا کنندگان

تعداد افرادی که باید سند یا قرارداد را امضا کنند، در فیلد مربوطه وارد نمایید و بر روی گزینه «تأیید» کلیک کنید.

تأیید و ورود به سامانه پرداخت

پس از تعیین تعداد امضا کنندگان، به صفحه پرداخت هدایت می‌شوید. مبلغ تعیین شده را پرداخت کنید تا به مرحله بعدی بروید. این مبلغ به ازای هر امضای دیجیتال باید پرداخت گردد.

وارد کردن اطلاعات امضاکنندگان

پس از پرداخت، صفحه‌ای برای وارد کردن اطلاعات شخصی شما و دیگر امضاکنندگان باز می‌شود. اطلاعات لازم را به درستی وارد کرده و گزینه «افزودن» را انتخاب کنید.

ارسال پیامک تأیید به امضاکنندگان

با تکمیل اطلاعات، بر روی گزینه «ثبت» کلیک کنید تا پیامک تأیید به تمام امضاکنندگان ارسال شود. هر امضاکننده 72 ساعت فرصت دارد تا هویت خود را احراز کند.

ثبت امضای دیجیتال

هر امضاکننده باید مشخصات خود را تأیید کرده، ویدئویی از خود تهیه کرده و در سامانه بارگذاری کند. سپس امضای دیجیتال خود را بارگذاری نماید.

تأیید نهایی امضا

پس از بررسی و اطمینان از صحت تمامی اطلاعات و مراحل، بر روی گزینه «تأیید نهایی» کلیک کنید تا امضای دیجیتال به‌طور رسمی ثبت و نهایی شود.

با طی کردن این مراحل، امضای دیجیتال شما و سایر امضاکنندگان به‌طور کامل و دقیق در سامانه وکیل باشی ثبت خواهد شد.

تفاوت اصلی امضای دیجیتال و دستی چیست؟

تفاوت‌های اساسی امضای دیجیتال و امضای دستی در سطح امنیت و روش‌های اعتبارسنجی آن‌ها است که در ادامه به بررسی آن‌ها می‌پردازیم.

امضای دستی:

این نوع امضا به‌صورت فیزیکی و معمولاً با قلم روی کاغذ انجام می‌شود. امکان جعل یا تقلب در امضای دستی نسبتاً زیاد است و اثبات اصالت آن در مواردی، پیچیده و زمان‌بر است. اعتبارسنجی آن معمولاً بر اساس مقایسه با نمونه‌های امضای قبلی یا شهادت شاهدان انجام می‌شود. همچنین، برای ثبت یا ارسال اسناد با امضای دستی، نیاز به حضور فیزیکی یا تهیه نسخه چاپی وجود دارد.

امضای دیجیتال:

امضای دیجیتال داده‌ای رمزنگاری‌شده است که به صورت الکترونیکی ایجاد و به سند الصاق می‌شود. این امضا با بهره‌گیری از جفت کلیدهای خصوصی و عمومی، امنیت بسیار بالاتری نسبت به امضای دستی دارد و امکان جعل آن تقریباً به صفر می‌رسد.امنیت امضای دیجیتال بر پایه رمزنگاری نامتقارن و زیرساخت PKI بنا شده که در جهان به‌عنوان یکی از مطمئن‌ترین روش‌های احراز هویت شناخته می‌شود. جعل آن از نظر محاسباتی تقریباً غیرممکن است، مگر با دسترسی به کلید خصوصی که در صورت مدیریت صحیح، امن باقی می‌ماند.

اعتبارسنجی امضای دیجیتال به‌سرعت و به‌صورت خودکار با استفاده از کلید عمومی امضاکننده و الگوریتم‌های پیشرفته رمزنگاری انجام می‌شود. علاوه بر این، امضای دیجیتال می‌تواند به‌صورت از راه دور و بدون نیاز به حضور فیزیکی اجرا شود.

اعتبار امضای دیجیتال

اعتبار امضای دیجیتال بسته به پلتفرم‌های مختلف متفاوت است. اما به طور کلی امضای دیجیتال در سایت وکیل‌باشی 72 ساعت اعتبار دارد. پس از گذشت این مدت زمان امضای شما از بین می‌رود و مجدد برای امضا باید مراحل ساخت امضای دیجیتال را از سر پیش ببرید.

ابطال امضای دیجیتال

جهت ابطال امضای دیجیتال لازم است تا مراحل زیر را انجام دهید:

·    درخواست ابطال: فرد یا سازمان مربوطه باید درخواست ابطال گواهی دیجیتال را به مرجع صدور گواهی (CA) ارسال کند.

·    بررسی و تأیید: مرجع صدور گواهی درخواست را بررسی می‌کند و در صورت تأیید، گواهی دیجیتال را در فهرست گواهی‌های ابطال شده (CRL) قرار می‌دهد.

·    اطلاع‌رسانی: پس از ابطال، مرجع صدور گواهی به کاربران و سیستم‌های وابسته اطلاع می‌دهد که گواهی دیگر معتبر نیست و نباید استفاده شود.

·    به‌روزرسانی سیستم‌ها: تمام سیستم‌هایی که از گواهی دیجیتال استفاده می‌کنند باید به‌روزرسانی شوند تا از گواهی‌های جدید استفاده کنند و گواهی‌های ابطال شده را نادیده بگیرند.

امضای دیجیتال وکیل‌باشی: امنیت و کارایی در یک بستر تحت وب

امضای دیجیتال وکیل‌باشی، راهکاری نوین و کاملاً تحت وب است که فرآیند امضای اسناد را بدون نیاز به نصب هیچ نرم‌افزار یا اپلیکیشن، به ساده‌ترین شکل ممکن انجام می‌دهد. این سامانه با بهره‌گیری از تکنولوژی‌های پیشرفته، امنیت و سرعت را در کنار سهولت استفاده برای کاربران فراهم کرده است. نکات کلیدی و مزایای امضای دیجیتال وکیل‌باشی عبارتند از:

• توکن یک‌بار مصرف تحت وب

با استفاده از توکن‌های امن و یک‌بار مصرف که پس از هر بار استفاده منقضی می‌شوند، امنیت امضای دیجیتال به بالاترین سطح خود می‌رسد و نگرانی بابت سوءاستفاده‌های احتمالی کاملاً رفع می‌شود.

• احراز هویت مطمئن با تأیید ثبت احوال

فرایند احراز هویت دقیق، به کمک استعلام مستقیم از سازمان ثبت احوال، تضمین می‌کند که هر امضا تنها توسط فرد معتبر و شناسایی شده انجام شود.

• امضای گروهی و تنظیم جریان امضا

امکان امضای چند نفر روی یک سند با قابلیت تنظیم ترتیب و زمان امضا، باعث می‌شود هماهنگی‌های کاری بسیار سریع‌تر و سازمان‌یافته‌تر انجام شود.

• پاراف و تأیید امضا

افراد می‌توانند قبل از امضای نهایی، اسناد را پاراف کنند و سپس امضای رسمی خود را ثبت نمایند؛ این ویژگی دقت و صحت فرآیند امضا را افزایش می‌دهد.

• ارسال هوشمند اسناد

پس از تکمیل امضاها، اسناد به صورت خودکار و هوشمند به ذینفعان ارسال می‌شود تا روند پیگیری و بایگانی بهینه و بدون خطا انجام گیرد.

چرا امضای دیجیتال وکیل‌باشی؟ این سامانه ترکیبی از امنیت پیشرفته و کارایی بالا را در اختیار شما قرار می‌دهد و با حذف نیاز به نرم‌افزارهای پیچیده، فرآیند امضا را ساده، سریع و مطمئن می‌کند. با وکیل‌باشی، امضای دیجیتال دیگر دغدغه امنیت و پیچیدگی‌های فنی را ندارد و به ابزاری قدرتمند برای سازمان‌ها و افراد تبدیل می‌شود.

جمع‌بندی

همان‌طور که گفتیم، امضای دیجیتال تحولی بزرگ در دنیای امضای اسناد و قراردادها است که امنیت، سرعت و دقت را به فرآیندهای اداری و تجاری می‌آورد. سامانه وکیل‌باشی با ارائه فناوری‌هایی مانند توکن یک‌بار مصرف، احراز هویت از طریق ثبت احوال، امضای گروهی و ارسال هوشمند اسناد، تجربه‌ای بی‌نظیر و مطمئن را در اختیار کاربران قرار داده است. اگر به دنبال راهکاری امن و آسان برای امضای دیجیتال هستید، وکیل‌باشی بهترین گزینه برای شماست. همین حالا به جمع کاربران حرفه‌ای وکیل‌باشی بپیوندید و از امنیت و سهولت این فناوری نوین بهره‌مند شوید.