راهنمای انتخاب بهترین سیستم مدیریت قرارداد CLM

نرم‌افزارهای مدیریت چرخه عمر قرارداد، به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندهای مرتبط با تنظیم، امضا، ذخیره و پیگیری قراردادها را به‌صورت کارآمدتر انجام دهند. در این مقاله به بررسی ویژگی‌های کلیدی یک سامانه مدیریت قرارداد CLM کارآمد و معرفی چند نمونه از برترین سیستم‌های داخلی و خارجی خواهیم پرداخت.

ویژگی‌های کلیدی یک نرم‌افزار CLM خوب چیست؟

شرکت‌ها، سازمان‌ها و حتی در برخی موارد، اشخاص حقیقی، برای مدیریت مؤثرتر و سازماندهی حرفه‌ای اسناد و قراردادهای خود به دنبال یک نرم‌افزار مدیریت قرارداد کارآمد و جامع هستند. مدیریت چرخه حیات قرارداد (Contract Lifecycle Management)، به معنای کنترل و مدیریت قراردادها از لحظه ایجاد تا مراحل نهایی است که در مقاله سامانه مدیریت قرارداد چیست در این باره مفصل سخن گفته‎‌ایم.

مهمترین و کلیدی ترین امکاناتی که یک سامانه مدیریت قرارداد برای کاربران خود می‌بایست ارائه کند، عبارت است از:

• قابلیت تنظیم قرارداد

• قابلیت امضای دیجیتال

• قابلیت ذخیره و بایگانی قرارداد

• رابط کاربری ساده

• امنیت بالا

• پشتیبانی و خدمات پس از فروش

• انطباق با قوانین جاری کشور

قابلیت تنظیم قرارداد

نرم‌افزار CLM با ارائه قالب‌های متنوع و قابلیت تنظیم نمونه قرارداد که صد البته باید توسط وکلای متخصص در این زمینه نگاشته شده باشد، به کاربران در فرآیند تنظیم قراردادها کمک می‌کند. این ویژگی به کاهش خطاهای دستی و تسریع در تنظیم قراردادها می‌انجامد. با این ابزار، کاربران قادر هستند با اطمینان بیشتری بر روی محتوا و شرایط قراردادها تمرکز کنند و در نتیجه، فرآیند مدیریت قراردادها را به‌طور چشمگیری بهبود بخشند.

قابلیت امضای دیجیتال

سیستم‌های مدیریت قرارداد با بهره‌گیری از امضای دیجیتال، تجربه‌ای کارآمد و امن را برای کاربران فراهم می‌کنند. این قابلیت به کاربران اجازه می‌دهد تا بدون نیاز به حضور فیزیکی در دفاتر اسناد رسمی، به‌صورت آنلاین و با سطح امنیتی بالا، قراردادهای خود را امضا کنند. 

امضای دیجیتال علاوه بر تسریع در انجام فرآیندهای اداری، سطح امنیت اطلاعات و اصالت اسناد را نیز به‌طور قابل‌توجهی افزایش می‌دهد.

قابلیت ذخیره و بایگانی قرارداد

یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های یک سیستم مدیریت قرارداد، امکان ذخیره‌سازی و بایگانی منظم و امن قراردادها است. این قابلیت به شما اجازه می‌دهد تا به‌سادگی به تمامی اسناد و قراردادهای پیشین دسترسی داشته باشید. 

 استفاده از ابزارهای پیشرفته جستجو و فیلترهای متعدد، می‌توانید در کوتاه‌ترین زمان ممکن به قراردادها و اسناد مرتبط دست یابید و کارایی خود را بهبود بخشید. همچنین، بایگانی متمرکز دیجیتال از اسناد شما در برابر خطرات فیزیکی مانند گم شدن یا از بین رفتن محافظت می‌کند و امنیت و ماندگاری آن‌ها را تضمین می‌نماید.

رابط کاربری ساده

یکی از ویژگی‌هایی که یک نرم‌افزار CLM را نسبت به دیگران متمایز می‌کند، سهولت استفاده برای افراد با هر سطح تجربه است. طراحی ساده و کاربر پسند، همراه با راهنمایی‌های گام‌به‌گام در تمامی مراحل، از جمله ایجاد، ویرایش و مدیریت قراردادها، می‌تواند به شکل چشمگیری بهره‌وری کاربران را بهبود بخشد.

امنیت بالا

یکی از ویژگی‌های کلیدی که یک نرم‌افزار را به بهترین انتخاب برای مدیریت چرخه عمر قرارداد تبدیل می‌کند، امنیت بالای آن است. این نرم‌افزار باید با رمزنگاری قوی، احراز هویت و سیستم‌های پیشگیری از نفوذ، از اطلاعات حساس سازمان محافظت کند. همچنین، مدیریت دسترسی کاربران بر اساس نقش و ثبت فعالیت‌ها، امنیت را افزایش داده و از سوءاستفاده جلوگیری می‌کند.

پشتیبانی و خدمات پس از فروش

وجود یک تیم پشتیبانی حرفه‌ای و خدمات پس از فروش قوی، از ویژگی‌های کلیدی یک نرم‌افزار CLM خوب است. سازمان‌ها باید بتوانند در صورت بروز مشکلات فنی یا نیاز به راهنمایی، به‌سرعت به تیم پشتیبانی دسترسی پیدا کنند. خدمات پس از فروش، از جمله به‌روزرسانی‌های منظم و بهبودهای امنیتی، به حفظ کارایی نرم‌افزار و تطابق آن با نیازهای در حال تغییر کمک می‌کند.

سامانه‌ای که از پشتیبانی کافی برخوردار نباشد، ممکن است در مواقع بحرانی عملکرد ضعیفی داشته باشد و به‌جای افزایش بهره‌وری، مشکلات جدیدی ایجاد کند.

انطباق با قوانین جاری کشور

مدیریت چرخه عمر قرارداد باید مطابق با قوانین حقوقی و تجاری کشور باشد. این نوع قوانین شامل رعایت مقررات حفاظت از داده ها الزامات قانونی مرتبط با امضای دیجیتال و سایر استانداردها است. در صورتی که نرم افزاری که انطباق کافی با قوانین جاری کشور نداشته باشد با چالش های زیادی مواجه شود؛ بنابراین، انتخاب سیستمی که به‌روز و مطابق با مقررات جاری حقوقی کشور باشد، ضروری است.

جالب است بدانید که نرم‌افزار مدیریت چرخه عمر قرارداد دفترخونه، تمام قابلیت‌های کلیدی مورد نیاز برای مدیریت مؤثر قراردادها را به‌طور کامل پوشش می‌دهد وهمچنین با برخورداری از طراحی کاربر پسند، امنیت بالا و انطباق با قوانین جاری، یکی از کارآمدترین و جامع‌ترین سامانه CLM است.

بهترین نرم افزارهای مدیریت قرارداد

چند نمونه از بهترین نرم‌افزارهای مدیریت چرخه عمر قرارداد (CLM) خارجی، عبارتند از:

1. DocuSign CLM
2. ContractWorks
3. Agiloft

DocuSign CLM 

DocuSign یکی از پیشرفته‌ترین نرم‌افزارهای مدیریت چرخه عمر قرارداد خارجی است که به سازمان‌ها امکان مدیریت آنلاین و امن فرآیندهای قراردادی را می‌دهد. این نرم‌افزار با ارائه امضای دیجیتال معتبر، اتوماسیون گردش کار و قابلیت تجزیه و تحلیل داده‌ها، به کاهش زمان و هزینه‌های اجرایی کمک می‌کند. همچنین، قابلیت یکپارچگی با سایر نرم‌افزارها مانند CRM و ERP، این ابزار را به یک انتخاب مناسب برای کسب‌وکارها تبدیل کرده است.

 ContractWorks

Contract Works یک نرم‌افزار CLM متمرکز بر مدیریت قراردادها است که به کاربران این امکان را می‌دهد تا به‌سادگی قراردادهای خود را ذخیره، جستجو و مدیریت کنند. با ویژگی‌های کلیدی مانند شناسایی خودکار متن، یادآوری تاریخ‌ها و امکان امضای دیجیتال، این نرم‌افزار به بهبود فرآیند مدیریت قراردادها کمک می‌کند. امنیت بالای داده‌ها و قابلیت پشتیبانی ۲۴ ساعته، از دیگر ویژگی‌های جذاب Contract Works محسوب می‌شود.

 Agiloft

Agiloft یکی از نرم‌افزارهای CLM انعطاف‌پذیر است که به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا فرآیندهای قرارداد را به‌طور کامل سفارشی‌سازی کنند. این نرم‌افزار با قابلیت اتوماسیون و مدیریت گردش کار، به بهینه‌سازی مراحل قرارداد کمک می‌کند. 

علاوه بر این، Agiloft دارای ابزارهای قدرتمند گزارش‌گیری و تجزیه و تحلیل است که به شرکت‌ها کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری بر اساس داده‌ها اتخاذ کنند. این سیستم همچنین به راحتی با نرم‌افزارهای دیگر یکپارچه می‌شود و از انطباق با قوانین و مقررات اطمینان حاصل می‌کند

سامانه مدیریت قرارداد (CLM) دفترخونه

این پلتفرم به‌طور خاص برای تسهیل فرآیندهای قراردادی سازمان‌ها طراحی شده و با ویژگی‌های منحصر به فرد خود به کاربران کمک می‌کند تا به‌صورت ایمن و کارآمد قراردادهای خود را مدیریت کنند.

 داشبورد کاربرپسند وکیل‌باشی به کاربران این امکان را می‌دهد که به سادگی به اسناد و قراردادهای خود دسترسی پیدا کنند.

همچنین، این نرم‌افزار به کاربران این امکان را می‌دهد که در مدیریت قراردادها با دیگران همکاری کنند.

امضای دیجیتال تحت وب و توکن‌های یک‌بار مصرف، امنیت بالایی را تضمین کرده و از هرگونه جعل امضا جلوگیری می‌کنند.

قابلیت جستجوی هوشمند قراردادها با استفاده از کلمات کلیدی به کاربران کمک می‌کند تا بدون هدر دادن زمان، به سرعت قراردادهای مورد نیاز خود را پیدا کنند.

علاوه بر این، کاربران می‌توانند قراردادهایی که قابلیت خرید آن‌ها وجود دارد را در پلتفرم مشاهده کرده و فرآیند خرید را به راحتی انجام دهند.

 با این ویژگی‌ها، وکیل‌باشی تجربه‌ای بی‌نقص و مؤثر در مدیریت قراردادها را برای کاربران فراهم می‌کند و به بهترین سیستم‌ مدیریت قرارداد CLM در ایران تبدیل شده است.

خلاصه‌ای از آنچه که باید درباره  یک نرم‌افزار CLM خوب بدانید 

مدیریت قراردادها و اسناد به یکی از چالش‌های کلیدی سازمان‌ها تبدیل شده است. انتخاب یک نرم‌افزار مناسب مدیریت چرخه عمر قرارداد، می‌تواند تأثیر قابل‌توجهی در بهبود عملکرد سازمان‌ها داشته باشد و به کاهش ریسک‌ها و افزایش بهره‌وری منجر شود.

 این نرم‌افزارها با ارائه ابزارهای مناسب، فرآیندهای قراردادی را به‌طور دقیق و سریع تسهیل می‌کنند.

ویژگی‌های حیاتی یک نرم‌افزار CLM شامل قابلیت‌های تنظیم قرارداد، امضای دیجیتال، بایگانی امن، امنیت بالا و پشتیبانی مؤثر هستند.

 این قابلیت‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا به‌صورت مؤثرتری به مدیریت قراردادها بپردازند و در دنیای پیچیده و سریع امروز، رقابت‌پذیری بیشتری کسب کنند.

در نتیجه، انتخاب هوشمندانه نرم‌افزار CLM، نه‌تنها به بهبود فرآیندهای قراردادی کمک می‌کند، بلکه می‌تواند به تحقق اهداف استراتژیک سازمان‌ها در محیط‌های تجاری نیز یاری رساند.

ماهک حقیقی_ کارشناس حقوقی وکیل باشی