مروری بر جنبه‌های حقوقی قرارداد استخدام مسئول خرید

همان‌طور که می‌دانید یک تیم، سازمان و یا شرکت از چندین نفر تشکیل شده است که هر یک از آن‌ها جایگاه ویژه‌ای در پیشبرد اهداف مجموعه دارند. یکی از همین جایگاه‌های شغلی، مسئول خرید است که اهمیت و ضرورت حضورش، کمتر به چشم می‌آید. البته، در خیلی از شرکت‌ها، مسئولیت خرید و تأمین کالا و خدمات مورد نیاز بر عهده مسئول خرید نبوده و به‌عنوان‌مثال، مدیر داخلی شرکت این موضوع را هم پیگیری می‌کند.

بااین‌حال، به موازات گستردگی هر سازمان، وجود واحدی به نام خرید ضروری است و یکی از دغدغه‌های مدیران، استخدام یک کارشناس خرید متعهد است. بدون تردید اولین گام پس از مصاحبه و تأیید صلاحیت، انعقاد قرارداد استخدام مسئول خرید است. مرحله‌ای حساس و حائز اهمیت که باید به لحاظ حقوقی نیز بر آن مسلط بود.

در همین راستا و در این مطلب از وکیل‌باشی، قصد داریم علاوه بر نحوه تنظیم این توافق‌نامه، نکاتی که در نگارش قرارداد استخدام مسئول خرید باید مورد توجه قرار گیرند را بیان کنیم. چنانچه به عنوان کارفرما نیازمند این نیروی انسانی هستید یا به‌تازگی برای تصدی این موقعیت شغلی اقدام کرده‌اید، تا پایان همراه ما بمانید.

معرفی و شناخت شغل مسئول خرید

پیش از آنکه به چگونگی نوشتن قرارداد استخدام مسئول خرید و قوانین مرتبط با آن بپردازیم؛ کمی در مورد وظایف و مسئولیت‌های این شخص صحبت می‌کنیم.

مسئول خرید، تحت نظر مدیر بازرگانی انجام وظیفه می‌کند. این فرد مسئولیت خرید مواد و ابزار لازم برای تولید محصول یا خدمات، ارزیابی تأمین کنندگان، پیگیری وضعیت خرید و گزارش‌دهی تمام موارد به مدیر بازرگانی را برعهده دارد. او برای موفقیت در انجام صحیح این امور نیاز به تحصیلات، آموزش و مهارت دارد تا هزینه‌های شرکت را هم مدیریت کند.

وی عموماً در محیط دفتری و داخل شرکت کار می‌کند. این در حالی است که برخی از این افراد باید مدام در مأموریت و رفت و آمد باشند. بنابر تشخیص کارفرما، این افراد می‌توانند به صورت تمام وقت (هفته‌ای 44 ساعت) کار کنند یا به صورت پاره‌وقت و کمتر از این مقدار.

گاهی هم این فرد باید در خارج از ساعات اداری، مشغول کار شود و اصطلاحاً ساعات اضافه‌کاری زیادی را می‌گذراند. درهرحال، باید توجه کرد که تمام وظایف این فرد در متن قرارداد درج شود و در این رابطه چیزی از قلم نیفتد. چرا که بی‌دقتی در این مورد، عواقب ناخوشایندی را برای کارفرمال و مسئول خرید خواهد داشت. این موضوع یکی از نکات مهم در قرارداد کار است که در سایر مقالات، راجع به آن صحبت کرده‌ایم.

ما در این مطلب به جای واژه "مسئول خرید" از عبارت‌هایی مانند کارشناس خرید و مدیر خرید استفاده می‌کنیم. این عبارات همگی به شخصی اشاره می‌کنند که مسئولیت خرید مواد و تجهیزات مورد نیاز شرکت را برعهده دارد.

قرارداد استخدام مسئول خرید چیست؟ بر اساس کدام قانون نوشته می‌شود؟

"قرارداد استخدام مسئول خرید، توافقی مکتوب و معتبر است که مطابق قانون کار، میان کارفرما و مسئول خرید منعقد می‌شود و در آن شرایط مربوط به مسئولیت‌های کارفرما و همین‌طور، مسئول واحد خرید در سازمان مشخص می‌شود."

به‌عبارت‌دیگر، قرارداد کارشناس خرید یکی از انواع قرارداد کاری است که بین کارفرما (شرکت یا سازمان) و مسئول خرید (فردی که وظیفه تأمین کالاها و خدمات مورد نیاز شرکت را دارد) منعقد می‌شود. در این قرارداد، شرایط کاری مسئول خرید، مانند حقوق و مزایا، وظایف و مسئولیت‌ها، شرایط پایان خدمت و سایر مقررات کاری، تعیین و توضیح داده می‌شود.

نحوه تنظیم قرارداد استخدام مسئول خرید و ارکان آن

نوشتن قراردادهای کاری و استخدامی، ظرافت خاص خود را دارند که بدون برخورداری از تجربه کافی در قراردادنویسی و تسلط بر قانون، امکان‌پذیر نخواهد بود. ازاین‌رو، در مقاله همه چیز درباره قراردادهای استخدامی نکات فراوانی را در این باره بیان کردیم. در ادامه به صورت اختصاصی، به مهم‌ترین مواد و ارکان این تفاهم‌نامه کتبی اشاره می‌کنیم.

به طور کلی این قرارداد از مواد و بندهای زیر تشکیل می‌شود:

ماده 1) مشخصات کارفرما و مسئول خرید

ماده 2) موضوع قرارداد

ماده 3) مدت قرارداد

ماده 4) شرایط انجام کار توسط مسئول خرید

ماده 5) حقوق و مزایا

 ماده 6) تعهدات کارفرما

ماده 7) تعهدات مسئول خرید

ماده 8) شرایط فسخ و خاتمه قرارداد مسئول خرید 

ماده 9) حفظ محرمانگی اطلاعات و اسرار تجاری

ماده 10) نحوه حل اختلافات طرفین

ماده 11) نسخه‌های قرارداد

 توجه داشته باشید که مواد و اجزاء قراردادها با هم متفاوت هستند، زیرا هر قرارداد بر اساس نوع و ماهیت آن، نیازهای ویژه خود را دارد؛ بنابراین، هیچ‌گاه همه بندها و مواد مورد استفاده در یک قرارداد، الزاماً در قراردادی دیگر به چشم نمی‌خورد. 

 نکات و شرایط حقوقی مهم قرارداد استخدام مسئول خرید

برای قرارداد استخدام مسئول خرید، باید موارد حقوقی زیر را رعایت کنید:

تعیین نوع قرارداد

باید نوع قرارداد مورد نظر، مانند تمام وقت، پاره وقت یا قرارداد موقت، کار آزمایشی و مشخص شود.

شرایط استخدام

شرایط مربوط به استخدام مسئول خرید، مانند حقوق و مزایا، تعطیلی‌ها، مرخصی‌ها، بیمه و سایر شرایط مربوطه حتماً در متن قرارداد تعریف شوند.

قراردادهای تأمین

شرایط قراردادهای تأمین کالاها و خدمات، مانند شرایط تحویل، قیمت، شرایط پرداخت و سایر موضوعات را در قرارداد اصلی مشخص کنید.

شرایط فسخ قرارداد

خاتمه قرارداد و موضوعات مرتبط با آن مانند دلایل قطع همکاری، ترک خدمت، رفتار نامناسب و ضمانت اجرای نقض هر یک از شرایط مقرر در متن توافق در یان قسمت درج می‌شوند.

محرمانگی و عدم افشای اسرار تجاری

در صورت نیاز، باید شرایط محرمانگی در قرارداد تعریف شود تا مسائلی که باید به طور محرمانه باقی بمانند، محافظت شوند.

داوری در قرارداد

داوری یکی از روش‌های حل و فصل اختلافات در تمامی قراردادها ازجمله قراردادهای استخدامی است. شما می‌توانید در صورت بروز اختلاف در طول اجرای توافق، به جای مراجعه به دادگاه، مسئله ایجاد شده را از طریق داور یا داوران پیگیری کنید که اتفاقاً سریع‌تر و کم‌هزینه‌تر به هدفتان خواهد رسید. برای آشنایی بیشتر با این موضوع، به مقاله داوری در قراردادها مراجعه کنید.

در نهایت، توجه کنید که برای تنظیم یک قرارداد استخدام مسئول خرید، بهتر است با ثبت درخواست مشاوره حقوقی، از وکلای متخصص کمک دریافت کنید. دلیل این مسئله این است که این تفاهم‌نامه، موارد بسیاری را شامل می‌شود و ممکن است برای شما پیچیدگی‌های حقوقی متعددی را به دنبال داشته باشد.

مسئول خرید چه تعهدات و وظایفی دارد؟

مسئول خرید به عنوان شخصی که در تأمین کالاها و خدمات شرکت مشغول به کار است، مسئولیت‌هایی را برعهده دارد که به صورت کلی شامل موارد زیر می‌شود

•                     تأمین کالاها و خدمات مورد نیاز شرکت

•                     بررسی و ارزیابی تأمین‌کنندگان و تحلیل شرایط بازار

•                     مذاکره با تأمین‌کنندگان و انجام قراردادهای تأمین

•                     بررسی و تأیید صورت‌های حساب و پرداخت به تأمین‌کنندگان

•                     حفظ روابط با تأمین‌کنندگان و پیگیری اجرایی قراردادهای تأمین

ضرورت دارد که در قرارداد استخدام مسئول خرید، این وظایف و مسئولیت‌ها به صورت دقیق تعریف شده و حقوق و مزایای مسئول خرید نیز با توجه به این مسئولیت‌ها و وظایف تعیین ‌شود.

تعهدات کارفرما در قرارداد مسئول خرید شامل چیست؟

در قرارداد استخدام مسئول خرید، کارفرما نیز درست مثل کارشناس خرید، تعهدات مختلفی دارد  که می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

·       کارفرما موظف است حقوق پایه، بیمه، بیمه تکمیلی، مزایا و امتیازات دیگری که در قرارداد با مسئول خرید تعیین شده است را پرداخت کند.

·       او باید شرح وظایف و مسئولیت‌های مدیر خرید را به صورت شفاف توضیح دهد. علاوه بر آن، در صورت نیاز مدیر خرید به آموزش و پشتیبانی، کارفرما باید زمینه لازم را برای او فراهم آورد.

·       تأمین محیط کاری سالم و ایمن و همچنین ایجاد دسترسی به ابزار و تجهیزات لازم برای انجام وظایف مسئول خرید، از دیگر وظایف کارفرما است.

·       کارفرما ملزم است که زمان‌های کاری و تعطیلات رسمی را به مسئول خرید اعلام کند و به او امکان مرخصی و استفاده از این تعطیلات را بدهد.

ایجاد بستر لازم برای توسعه حرفه‌ای کارشناس خرید، از دیگر تعهداتی است که هر کارفرمای منصف بر دوش خود احساس می‌کند؛ اما متأسفانه اغلب افراد به این مسئله توجهی ندارند.

و اما جمع‌بندی مطلب

در این مطلب بیان کردیم که قرارداد استخدام مسئول خرید، یکی از اقسام قراردادهای کتبی استخدامی است که شامل جزئیات و نکات حقوقی فراوانی است. همانگونه که متوجه شدید با توجه به پیچیدگی‌های حقوقی این قرارداد؛ بهتر است که با مشاوران و وکلای متبحر مشورت نموده و سپس اقدام به امضای آن کنید.

این راهنمایی گرفتن می‌تواند به شما و همین‌طور طرف مقابلتان کمک کند تا قراردادی کامل و مطمئن برای استخدام کارشناس خرید تهیه کرده و از وقوع اختلافات متعدد در آینده جلوگیری کنید. در همین راستا، وکلای تیم وکیل‌باشی ضمن تدوین قرارداد مسئول خرید در اشکال مختلف قرارداد آماده و سفارشی، همراه و پاسخگوی سؤالات حقوقی شما عزیزان هستند.

راضیه حبیبی_ کارشناس حقوقی وکیل‌باشی