تنظیم قرارداد اعطای نمایندگی و نکات حقوقی آن

در دنیای تبلیغات، راهکارهای متعددی برای معرفی برند و افزایش فروش محصولات وجود دارد. بر همین اساس، یکی از رایج‌ترین و البته قدیمی‌ترین شیوه‌های مورد استفاده شرکت‌ها و صاحبان برند برای گسترش نام تجاری‌شان، اعطای نمایندگی است. در واقع، با استفاده از این روش، محصول تولیدشده در تهران به‌راحتی در فروشگاه‌های شهرکرد فروخته می‌شود. البته، لازمه اجرای این روش، انعقاد قرارداد اعطای نمایندگی است.

این قرارداد، کاربردهای فراوانی دارد و از صنعت خودروسازی گرفته تا مواد غذایی و شرکت های بیمه نیز از آن استفاده می‌کنند. بااین‌وجود، پیچیدگی‌ها و جزئیات حقوقی بسیار زیادی در این قرارداد وجود دارد که نباید از آن ها غافل شد. مواردی که در این مقاله از وکیل‌باشی، قصد داریم راجع به آن‌ها صحبت کنیم تا اگر تصمیم به امضای این قرارداد گرفته‌اید، در زمان تنظیم آن حواستان را جمع کرده و دچار اشتباه نشوید.

قرارداد اعطای نمایندگی به چه معنا است؟

" Agency Agreement یا قرارداد اعطای نمایندگی سند موثقی است که مطابق ماده 10 قانون مدنی، میان یک شرکت یا برند و نماینده دارای صلاحیت از سوی آن، امضا می‌شود. طی این موافقت‌نامه، نماینده و شرکت رابطه‌ای قانونی و رسمی پیدامی‌کنند ؛ به نحوی‌که نماینده ضمن اخذ نیابت از شرکت، نسبت به انجام فعالیتی اعم از توزیع، فروش، آموزش، ساخت، تبلیغات، مارکتینگ و... متعهد می‌شود."

همان‌طور که متوجه شدید اعطای نمایندگی محدود به فروش کالا نبوده و در مسائل مرتبط با خدمات‌رسانی، تبلیغات، امور آموزشی و... نیز قابل انجام است. جالب است بدانید که برای اخذ نمایندگی، می‌توان از قالب‌های مختلف شراکت کاری مانند قرارداد مشارکت در نمایندگی بیمه و نظیر آن استفاده کرد.

آیا نماینده همان عامل فروش است؟

احتمالاً بارها با نام عامل فروش مواجه شده‌اید. عنوانی که به زعم خیلی از افراد، تفاوتی با نمایندگی فروش ندارد. بهتر است بدانید که عامل فروش و شرکت طرف قرارداد با او، در قالب یکی از انواع قرارداد کاری با یکدیگر همکاری می‌کنند. مثلاً ممکن است عامل فروش طی امضای یک قرارداد کاری موقت به استخدام شرکت درآید. این در حالی است که نماینده، توسط امضای قرارداد اعطای نمایندگی صلاحیت و اختیار فروش کالای شرکت را به‌دست می‌آورد. یعنی ابتدا بخشی از کالاهای شرکت یا برند طرف قرارداد را خریداری کرده و سپس، مطابق تعهداتش به شرکت، آن‌ها را به مشتریان می‌فروشد. به همین دلیل، وکلای تیم وکیل‌باشی فرم قرارداد اعطای نمایندگی را در دو حالت آماده و اختصاصی برای کاربران تنظیم کرده‌اند. برای دریافت این قرارداد که به صورت حرفه‌ای و کاملاً تخصصی تدوین شده، کافی است با مشاوران مجموعه تماس بگیرید. 

نکات مهم در تنظیم قرارداد اعطای نمایندگی

حال که با نحوه تنظیم قرارداد اعطای نمایندگی به‌خوبی آشنا شدید، ضروری است چند نکته حقوقی بسیار مهم را بدانید. از جمله مسائلی که در انعقاد قرارداد مزبور باید مورد توجه قرار بگیرند، می‌توان به 3 موضوع زیر اشاره کرد:

شرط مباشرت نماینده

ماهیت بعضی از قراردادها به گونه‌ای است که تحقق و اجرای آن، قائم به شخص است. مثلاً در همین قرارداد اعطای نمایندگی، شرکت یک فرد خاص را به رسمیت شناخته و او را از میان تعداد زیادی کاندید، برای نمایندگی مناسب می‌داند.

بنابراین، فقط همان شخص قادر به اجرای قرارداد خواهد بود و اصطلاحاً مباشرت نماینده در قرارداد شرطی ضروری است. به همین دلیل، نماینده حق واگذاری قرارداد به غیر را چه به صورت جزئی و چه به صورت کلی، نخواهد داشت.

جبران خسارت

این احتمال وجود دارد که در طول اجرای قرارداد، بنا به هر دلیلی، یکی از طرفین به تعهداتش عمل نکند و از این بابت طرف دیگر خسارت ببیند. برای جلوگیری از چنین اتفاقی، حقوق‌دانان توصیه می‌کنند یک بند از قرارداد را به بیان شرایط و نحوه جبران خسارت اختصاص دهید.

اخذ وثیقه یا سفته جهت ضمانت حسن انجام کار از سوی شرکت‌ها نیز به همین دلیل است. چرا که با این کار می‌توانند یک بخش یا تمام خسارت خود را از محل همان وثیقه برداشت کنند.

تعهدات نماینده در قرارداد اعطای نمایندگی

تعهدات نماینده در قرارداد اعطای نمایندگی ممکن است بنا بر شرایط و مفاد قرارداد، متفاوت باشد؛ اما در کل تعهدات نماینده شامل موارد زیر می‌شود:

1.   نماینده باید نسبت به حفظ و عدم انتشار اسرار تجاری شرکت مانند نام مشتریان، مشخصات مدیران، فرمول طراحی محصولات و سایر موارد اعلام شده از سوی شرکت، متعهد باشد.

2.   نماینده موظف است کلیه گزارشات مالی و موردنیاز شرکت را به صورت مرتب به طرف اول قرارداد ارائه دهد.

3.   نماینده متعهد می‌شود که از انجام هرگونه فعل یا رفتاری که باعث ورود آسیب به اعتبار و شهرت تجاری شرکت شود، امتناع نماید.

علاوه بر موارد بالا، می‌توان به ارائه اطلاعات مشتریان بدهکار به شرکت و تلاش جهت اجرای تمام مفاد قرارداد از سوی نماینده نیز اشاره کرد.

نحوه تنظیم قرارداد اعطای نمایندگی چگونه است؟

تنظیم قرارداد اعطای نمایندگی، به عنوان یک قرارداد حقوقی، نیازمند برخورداری از دانش حقوقی فراوان و تجربه کافی در امر قراردادنویسی است. بنابراین، توصیه می‌کنیم این موضوع دشوار و حساس را به‌تنهایی انجام ندهید و حتماً از مشاوره حقوقی آنلاین با یک وکیل بهره بگیرید.

به طور کلی در تدوین و تنظیم یک قرارداد اعطای نمایندگی، موارد زیر باید مورد توجه قرار گرفته و در متن موافقت‌نامه درج شوند:

مشخصات طرفین قرارداد

طرف اول قرارداد، شرکت یا صاحب برندی است که قصد اعطای نمایندگی را دارد. طرف دوم، شخصی است که نمایندگی شرکت یا برند موردنظر را قبول کرده و قصد همکاری با طرف اول را دارد.

موضوع قرارداد

باید مشخص شود که قرارداد برای چه محصولات یا خدماتی بین دو طرف منعقد شده است. از سوی دیگر، پس از امضای قرارداد، نماینده شرکت دقیقاً چه مسئولیتی دارد؟ آموزش به مشتری؟ بازاریابی محصول؟ فروش؟ توزیع؟ ساخت کالا؟

مدت قرارداد اعطای نمایندگی

ابتدا باید تاریخ تنظیم قرارداد را آن درج کرده و سپس، طول مدت اجرای قرارداد را به صورت دقیق ذکر کنید. به‌عبارت‌دیگر، باید مشخص شود که نماینده و شرکت طرف قرارداد چه مدتی با یکدیگر همکاری کنند؟

محدوده نمایندگی

در این بخش توضیح داده می‌شود که نماینده حق دارد در کدام مناطق و برای چه بازارهای هدفی، به نیابت از طرف اول قرارداد نمایندگی کند. محل اجرای مفاد قرارداد نیز باید در تصرف قانونی نماینده باشد و او نسبت به این موضوع، تعهد دارد.

تعهدات و حقوق نماینده

علی‌رغم بیان شفاف مسئولیت‌ها و تعهدات نماینده، حقوق و مزایای دریافتی نماینده از جمله پورسانت، حق پیش فروش و ... نیز باید در متن قرارداد ذکر شود.

تعهدات و حقوق شرکت یا برند

همان‌طور که قبلاً نیز اشاره کردیم، طرف اول قرارداد اعطای نمایندگی، شرکتی است که اقدام به اعطای نمایندگی می‌کند. این شخص حقوقی، درست مثل نماینده انتخابی دارای حقوق و تعهدات مختلفی دارد. مواردی مثل:

·       پرداخت پورسانت یا کارمزد به نماینده در موعد مقرر

·       انتقال اطلاعات لازم به نماینده درباره قیمت کالا، نحوه استفاده از آن و...

·       ارائه آموزش‌ها و پشتیبانی لازم از نماینده

·       تضمین کیفیت محصول یا خدمات

در برخی از قراردادهای واگذاری نمایندگی، اطلاعات مربوط به کالا، نحوه فروش و مسائلی از این دست، جزء اسرار تجاری تلقی می‌شوند. اسراری که طرفین باید نسبت به حفظ و نگهداری‌شان تلاش کنند. به همین دلیل، هر دو طرف باید نسبت به بستن قرارداد NDA یا قرارداد حفظ محرمانگی اطلاعات اقدام کنند.

شرایط و نحوه فسخ قرارداد اعطای نمایندگی

فسخ، یکی از راه‌های انحلال قرارداد است که به وسیله اراده یکی از طرفین، محقق می‌شود. در اینجا نیز هر یک از طرفین حق فسخ قرارداد را دارند؛ اما به‌واسطه تحقق برخی شرایط. دقت داشته باشید که قواعد مربوط به فسخ قراردادهای کاری تا حدی با ضوابط فسخ قرارداد اعطای نمایندگی تفاوت دارد. چرا که قراردادهای استخدامی و کاری، تابع قانون کار هستند و کارفرما و کارگر نمی‌توانند برخلاف آن عمل کنند.

این در حالی است که فسخ قرارداد اعطای نمایندگی، به مذاکرات طرفین و شروط مورد قبول آنان بستگی دارد. مثلاً شرکت (طرف اول قرارداد) مقرر می‌کند که در صورتی که فسخ قرارداد از سوی نماینده باشد، او موظف است یک ماه پیش از آن، مراتب را به شرکت اعلام نماید. درغیر‌این‌صورت نماینده نمی‌تواند از حق فسخ خود استفاده کند.

برخی از مواردی که منجر به فسخ قرارداد اعطای نمایندگی می‌شوند، عبارت‌اند از:

·       چنانچه نماینده دارای صلاحیت، به دلایل غیرقابل پیش‌بینی نتواند به اجرای قرارداد ادامه دهد، شرکت حق فسخ خواهد داشت. موارد غیرقابل پیش‌بینی موضوعاتی نظیر ورشکستگی، فوت، محجوریت، محکومیت کیفری و امثال آن هستند.

·       اگر مشتریان از نماینده رضایت کافی نداشته باشند، شرکت به صلاحدید خود می‌تواند قرارداد را به صورت یک‌طرفه خاتمه دهد.

نماینده نیز قادر است شروطی را برای شرکت تعیین کند. چنانچه شرکت از انجام تعهداتی که در مقابل نماینده دارد، امتناع ورزد، حق فسخ قرارداد برای نماینده محفوظ است.

حل و فصل اختلافات طرفین

طرفین قرارداد اعطای نمایندگی این اختیار را دارند که اختلافات احتمالی خود را از طریق داوری مرتفع کنند. داوری در قراردادها موضوعی است که باید آن را جدی بگیرید و در زمان تنظیم مفاد قرارداد، یک یا چند داور مورد اعتماد و آشنا به مسائل حقوقی را انتخاب کنید. داور، فردی است که علی‌رغم تسلط بر جوانب مختلف قرارداد، توانایی انشای رأی را دارد.

سایر مواد مندرج در قرارداد

منظور از سایر مواد قرارداد، مواردی است که به فراخور خواسته‌ها و انتظارات طرفین در قرارداد ذکر می‌شوند. مثلاً ممکن است در متن یک توافق، نُسخ قرارداد، امضای طرفین، جبران خسارات و مواردی از این قبیل نوشته شود. در حالی که در موافقت‌نامه‌ای دیگر، چنین مواردی وجود نداشته باشد.

و اما جمع‌بندی

همان‌طور که در طول این نوشته خواندید، قرارداد اعطای نمایندگی در گسترش و رشد کسب‌وکارها تأثیر بسزایی دارد. توافقی که طی آن هر دو طرف اعم از شرکت و نماینده قبول می‌کنند که به تعهداتشان در مقابل دیگری پایبند باشند. البته، همیشه اجرای قرارداد به همین سادگی‌ها و راحتی نیست و باید از همان ابتدا تدابیری مانند جبران خسارت و حق فسخ را در متن قرارداد درج نمود.

با این اوصاف، بهتر است برای قراردادهای حقوقی مهم مانند قرارداد اعطای نمایندگی از مشاوره حقوقی استفاده کنید. در واقع، یک وکیل یا مشاور حقوقی می‌تواند به شما کمک کند تا قرارداد را به طور کامل بررسی کرده و درک کاملی از شرایط و مقررات آن داشته باشید.

راضیه حبیبی_کارشناس حقوقی وکیل‌باشی