نرم افزار سی ال ام چگونه کار میکند؟

 مدیریت چرخه حیات قرارداد (Contract Lifecycle Management)، راهکاری کارآمد برای مقابله با این مشکلات محسوب می‌شود. این سیستم به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا اسناد و قراردادهای خود را به‌صورت آنلاین و هوشمند بایگانی و مدیریت کنند. با استفاده از CLM، می‌توان فرآیندهایی مانند پیش‌نویس قرارداد، مدیریت تغییرات، ذخیره‌سازی اسناد و امضای دیجیتال را با سرعت بیشتر و دقت بالاتر انجام داد، در نتیجه خطاهای احتمالی به حداقل می‌رسد.

سامانه مدیریت قرارداد وکیل باشی یکی از پیشرفته‌ترین سیستم‌های مدیریت قرارداد است که با راهکارهای نوآورانه، فرآیند مدیریت قراردادها را ساده و مؤثر می‌کند. 

نرم افزار مدیریت قرارداد (CLM) چگونه کار می‌کند؟

در مقاله نرم افزار مدیریت قرارداد چیست؟ سیستم‌های مدیریت قرارداد ویژگی‌های منحصر به فردی دارند که آن‌ها را از یکدیگر متمایز می‌کند. این ویژگی‌ها شامل ابزارهای خودکارسازی، تحلیل داده‌ها و قابلیت‌های یکپارچه‌سازی با نرم‌افزارهای دیگر است. با این حال، همه سیستم‌های CLM در یک اصل مشترک هستند: تنظیم، ذخیره‌سازی و بایگانی اسناد. این قابلیت‌ها به کاربران کمک می‌کند تا اسناد خود را به‌صورت سازمان‌یافته و امن مدیریت کنند. در نهایت، این سیستم‌ها به کاهش خطاها و افزایش کارایی در فرآیندهای قراردادی منجر می‌شوند. 

و اما ویژگی و مزایای سامانه مدیریت قرارداد (دفترخونه وکیل باشی) در چیست؟

با استفاده از سامانه مدیریت اسناد و قراردادهای دفترخونه، می‌توانید از قابلیت‌های زیر برخوردار شوید:

• گاوصندوق اسناد

• بانک قرارداد 

• پیش‌نویس قرارداد و سند

• گزارش مالی

• مدیریت دسترسی

• بخش مخاطبین

• گواهی امضا

گاوصندوق اسناد

گاوصندوق اسناد در سیستم مدیریت قرارداد (دفترخونه وکیل باشی) به‌عنوان یک فضای امن برای ذخیره و طبقه‌بندی اسناد و قراردادها عمل می‌کند. کاربران می‌توانند هر سند را در طبقه‌بندی موردنظر خود قرار دهند و آن‌ها را به‌صورت دیجیتالی ذخیره کنند. این امکان به آن‌ها کمک می‌کند تا به‌راحتی در زمان نیاز به اسناد دسترسی پیدا کنند. این ویژگی تضمین می‌کند که اسناد مهم در محیطی امن نگهداری شوند و از دسترسی‌های غیرمجاز جلوگیری شود. 

علاوه بر این، کاربران می‌توانند با استفاده از فیلترهای مختلف به جستجوی اسناد بپردازند و قراردادهای خود را سریع‌تر پیدا کنند. همچنین، این سیستم به شما این امکان را می‌دهد که از وضعیت اسناد ارسالی و دریافتی مطلع شوید و مشاهده کنید کدام سند امضا شده و کدام یک هنوز در انتظار تأیید است.

مطالعه بیشتر: راهنمای انتخاب بهترین سیستم مدیریت قرارداد CLM

پیش‌نویس قرارداد و سند

این قابلیت دفترخونه، به کاربران این امکان را می‌دهد تا قراردادهای موجود را به راحتی مدیریت کنند. اگر کاربری قصد استفاده مجدد از یک قرارداد را داشته باشد، می‌تواند به‌سادگی آن قرارداد را در بخش پیش‌نویس وارد کند. در این وضعیت، بدون تهیه سند جدید، تنها با افزودن افراد جدید به فهرست امضا کنندگان، قرارداد قابل امضا خواهد بود.

همچنین، کاربران می‌توانند در صورت نیاز، بخش‌های خاصی از قرارداد را ویرایش کرده و پس از انجام تغییرات لازم، قرارداد را برای تأیید و امضای افراد جدید ارسال کنند. این فرآیند باعث صرفه‌جویی در زمان و کاهش پیچیدگی‌های اداری می‌شود.

گزارش مالی

گزارش مالی یکی از قابلیت‌هایی است که امکان ارائه گزارش‌های دقیق از وضعیت مالی قراردادها را فراهم می‌کند. در این بخش، کاربران گزارش می‌دهند که کدام امضاها و قراردادها را خریداری کرده‌اند و همچنین صورتحساب مالی خود را دریافت می‌کنند. این ویژگی به تسهیل مدیریت مالی کمک شایانی می‌کند.

مدیریت دسترسی

سامانه CLM وکیل باشی به مدیران این امکان را می‌دهد تا سطوح دسترسی مختلفی، برای کاربران تعریف کنند. هر کاربر تنها به بخش‌هایی از اسناد و قراردادها دسترسی خواهد داشت که برای او مجاز شده است. این سیستم، با مدیریت دقیق دسترسی‌ها، به سازماندهی بهتر فرآیندها و مدیریت بهینه اسناد کمک می‌کند.

بخش مخاطبین

 این قابلیت به کاربران این امکان را می‌دهد تا اطلاعات مخاطبین و طرف‌های قراردادی خود را به‌صورت سازماندهی‌شده نگهداری و مدیریت کنند. ذخیره اطلاعات تماس و مشخصات طرف‌های قرارداد در این بخش، فرآیند امضای قرارداد را تسهیل کرده و به مدیریت موثرتر آن کمک می‌کند.

گواهی امضا

امضای دیجیتال در CLM وکیل باشی، راهکاری مؤثر برای تضمین امنیت و اعتبار اسناد است. این نرم‌افزار با ارائه قابلیت گواهی امضای دیجیتال یک بار مصرف و یکساله، به کاربران این امکان را می‌دهد تا قراردادها را سریع‌تر و آسان‌تر امضا کنند.  با امضای دیجیتال، کاربران از امنیت بالا و ثبت معتبر اسناد خود اطمینان خواهند داشت، که به صرفه‌جویی در زمان و هزینه نیز منجر می‌شود.

بانک قرارداد

یکی از قابلیت‌های برجسته سامانه مدیریت قرارداد وکیل باشی، امکان خرید انواع نمونه قرارداد از پیش تنظیم شده است. این بانک قرارداد به کاربران اجازه می‌دهد تا به‌سرعت قراردادهای استاندارد و تأیید شده را تهیه و در امور حقوقی خود استفاده کنند. در وکیل باشی، شما می‌توانید قراردادهایی را که از قبل توسط وکلای حرفه‌ای ما تنظیم شده و از کیفیت و دقت بالایی برخوردار است را تهیه کنید. 

خلاصه‌ای از آنچه که درباره مدیریت چرخه عمر قرارداد، باید بدانید! 

سیستم‌های مدیریت چرخه عمر قرارداد، ابزاری هوشمند برای بهبود فرآیندهای اداری و قراردادی سازمان‌ها هستند. سامانه مدیریت قرارداد CLM وکیل باشی، با قابلیت‌هایی نوآورانه مانند بایگانی امن اسناد، پیش‌نویس قرارداد و امضای دیجیتال، به ساده‌سازی و تسریع مدیریت اسناد و قراردادها کمک می‌کند.

این سیستم همچنین با بخش‌هایی مثل مدیریت تغییرات و ذخیره‌سازی هوشمند، خطاهای انسانی را کاهش می‌دهد و دسترسی به اسناد را سریع‌تر می‌کند. استفاده از این سامانه باعث افزایش بهره‌وری و کاهش ریسک‌های حقوقی می‌شود؛ همچنین سیستم مدیریت قرارداد وکیل باشی، با ویژگی‌های پیشرفته، مدیریت قراردادها را دقیق‌تر و شفاف‌تر می‌کند و ابزاری مؤثر برای سازمان‌ها در هر مقیاسی است.

ماهک حقیقی_ کارشناس حقوقی وکیل باشی