مروری بر شرایط و مقررات قرارداد اجاره واحد اداری

حتماً به خوبی مطلع اید، اجاره واحد اداری یکی از موضوعات مهم و حیاتی در عرصه کسب و کار است. در حقیقت، اجاره واحد اداری و دفتر کار، برای بسیاری از شرکت‌ها و کارآفرینان اولین قدم در راه رسیدن به موفقیت است. اما همانطور که می دانید، تنظیم قرارداد اجاره واحد اداری که نوعی از اجاره نامه است، به دلیل پیچیدگی‌هایی که دارد به یکی از چالش‌های بزرگ برای این شرکت‌ها تبدیل شده است. به همین دلیل در این مقاله از وکیل باشی، قصد داریم به بررسی نحوه تنظیم قرارداد اجاره واحد اداری و نحوه تنظیم آن بپردازیم؛ بنابراین با ما تا انتهای این مطلب همراه بمانید.

قرارداد اجاره واحد اداری چیست و چه اهمیتی دارد؟

واحد اداری به معنای فضایی است که برای انجام کارهای مربوط به امور اداری، مانند مدیریت، برنامه‌ریزی، مذاکره، ارتباط با مشتریان و ارائه خدمات به مشتریان به کار رفته و معمولاً شامل اتاق‌های کار، اتاق جلسات، فضاهای انتظار، پارکینگ، آسانسور و سرویس‌های بهداشتی می‌باشد.

"با توجه به اینکه واحد اداری به عنوان محیطی برای انجام امور اداری بسیار مهم است، برای اجاره آن نیاز است تا طرفین، به دقت و با شفافیت کافی، قرارداد اجاره را تنظیم کنند. قرارداد اجاره واحد اداری می‌تواند در بسیاری از موارد، به دلیل مشخص کردن شرایط دقیق مربوط به اجاره مانند مدت زمان، قیمت، شرایط پرداخت، مقررات و قوانین مرتبط با استفاده از واحد و سایر جزئیات این معامله باشد که به هر دو طرف اجازه می‌دهد تا از واحد به بهترین شکل ممکن برای انجام کارهایشان استفاده کنند و از مشکلات ناشی از عدم تعیین شرایط دقیق جلوگیری کنند."

بنابراین، با توجه به اهمیت واحد اداری به عنوان محیطی برای انجام کارهای مربوط به امور اداری، تنظیم قرارداد اجاره واحد اداری که تنها یکی از انواع قرارداد اجاره می‌باشد، بسیار مهم است. این قرارداد باعث شناسایی و تعیین شرایط دقیق برای اجاره واحد اداری می‌شود که به مستاجر اجازه می‌دهد تا به بهترین شکل ممکن از این واحد برای انجام کارهایش استفاده کند. در واقع، با تنظیم قرارداد اجاره واحد اداری، هر دو طرف می‌توانند از شرایط بهینه برای اجاره واحد بهره‌مند شوند و از مشکلات ناشی از عدم تعیین شرایط دقیق جلوگیری کنند.

بنابراین، با توجه به اهمیت قرارداد اجاره واحد اداری، این قرارداد می‌بایست توسط فردی تنظیم شود که دانش و همچنین آگاهی کافی از مقررات قانونی را دارد. به این منظور شما می‌توانید با استفاده از فرم قرارداد اجاره واحد اداری که توسط تیم وکلای متخصص وکیل‌باشی تنظیم شده است، با طرف مقابل خود، چه به عنوان موجر و چه به عنوان مستأجر قراردادی امن و استاندارد منعقد نمایید.

نحوه تنظیم قرارداد اجاره دفتر کار و ارکان آن:

تنظیم قرارداد اجاره واحد اداری باید به دقت و با شفافیت کافی انجام شود تا به هر دو طرف اجازه داده شود از دفتر کار یا آپارتمان اداری، به بهترین شکل ممکن برای انجام کارهایشان استفاده کنند و از مشکلات ناشی از عدم تعیین شرایط دقیق جلوگیری کنند. به صورت کلی، این قرارداد باید شامل ارکان زیر باشد:

1.      اطلاعات و شرایط مربوط به آپارتمان اداری:

 این قسمت قرارداد باید شامل اطلاعات کاملی از واحد اداری باشد، مانند موقعیت جغرافیایی، اندازه و ویژگی‌های فضایی، تجهیزات موجود، شرایط دسترسی و سایر جزئیات مربوط به واحد.

2.      شرایط مورد توافق در اجاره دفتر کار یا واحد اداری:

 این بخش باید شامل موارد دقیقی باشد که به هر دو طرف اجازه می‌دهد تا شرایط اجاره را درک کنند. مواردی مانند مدت زمان اجاره، مبلغ اجاره، شرایط پرداخت، تاریخ پرداخت اجاره، و شرایط تمدید اجاره باید در این قسمت قرار داده شود.

3.      تعهدات طرفین:

در این قسمت، تعهدات هر دو طرف باید به صورت دقیق و شفاف ذکر شود. برای مثال، تعهدات مالی و تضامین، تعهدات طرفین در خصوص نگهداری و نظافت واحد و شرایط مربوط به انتقال واحد باید در این قسمت قرار داده شوند.

4.      سایر شرایط قرارداد اجاره واحد اداری:

در این قسمت، شرایطی مانند نحوه‌ی رسیدگی به اختلافات، شرایط لغو یا فسخ قرارداد، و ... باید در نظر گرفته شوند. به طور مثال در مورد تعیین مرجع حل اختلاف، موجر و مستأجر ممکن است با تعیین داوری در قرارداد، حل و فصل چالش ها و اختلافات خود را به داور مرضی الطرفین بسپارند.

در هر حال، هر یک از این موارد ممکن است بندها و مواد مجزایی از قرارداد را در برگیرد و از این رو لازم است تا پیش از تنظیم قرارداد اجاره واحد تجاری، حتماً به خوبی از جزئیات و مفاد قرارداد مذکور مطلع باشید.

موجر و مستاجر در قرارداد اجاره واحد اداری چه تعهداتی دارند؟

تعهدات موجر و مستاجر در قرارداد اجاره واحد یا آپارتمان اداری ممکن است متفاوت باشد، که نیاز است برای توافق در رابطه با آن، به نکات حقوقی قرارداد اجاره آشنایی داشت؛ اما در کل این موارد می‌توانند به شکل زیر باشند:

تعهدات موجر در قرارداد اجاره واحد تجاری_اداری:

1. تحویل واحد: موجر موظف است واحد مورد اجاره را در شرایط قابل قبولی به مستأجر تحویل دهد.

2. انجام تعمیرات اساسی عین مستأجره: موجر موظف است تعمیرات اساسی لازم آن در عین مستأجره را انجام دهد و از قابل مصرف بودن آن اطمینان حاصل کند. این تعمیرات بسته به مورد ممکن است خسارات مربوط به لوله‌های آب، وصل کردن خطوط تلفن و ... باشد.

3. پرداخت‌های مالی: موجر باید هزینه‌های مربوط به مالکیت واحد (مانند مالیات بر دارایی) را پرداخت کند.

تعهدات مستأجر در قرارداد اجاره دفتر اداری_ تجاری:

1. پرداخت به موقع اجاره: مستأجر موظف است اجاره را به موجر پرداخت کند.

2. حفظ واحد: مستأجر می‌بایست واحد را در وضعیت خوبی حفظ کند و از آن مراقبت نماید.

3. عدم تغییر در واحد: مستأجر نباید بدون موافقت موجر، تغییراتی در واحد ایجاد کند (در برخی از موارد، این موضوع به عنوان حق سرقفلی در قرارداد ذکر می‌شود).

4. عدم استفاده از واحد برای فعالیت‌های غیرقانونی: مستأجر موظف است واحد را برای فعالیت‌های قانونی استفاده کند و از استفاده آن برای فعالیت‌های غیرقانونی خودداری کند.

این تعهدات می‌توانند به شرط‌های دیگری نیز توسعه یابند، که بسته به نحوه توافق طرفین، در قرارداد اجاره مشخص می‌شوند.

نکات حقوقی مهم در تنظیم قرارداد اجاره آپارتمان اداری:

همانطور که پیشتر در مقاله‌ی مربوط به نحوه نوشتن قرارداد اجاره ملک به صورت دقیق بیان کردیم، تنظیم قرارداد اجاره آپارتمان اداری نیز نیازمند رعایت نکات حقوقی مهمی است که در زیر به آن‌ها اشاره می‌کنیم:

1. مدت زمان قرارداد: متن قرارداد باید مدت زمان دقیقی برای اجاره آپارتمان اداری مشخص کند و نیز شرایط تمدید آن را تعریف کند.

2. مبلغ اجاره: قرارداد باید مبلغ اجاره را به صورت دقیق تعیین کند و شرایط پرداخت آن را مشخص کند.

3. تعهدات طرفین: قرارداد می‌بایست تعهدات هر دو طرف را به صورت دقیق و شفاف تعریف کند. برای مثال، تضمینی که مستاجر به موجر می‌دهد، مسئولیتی که موجر برای انجام تعمیرات اساسی دارد و...

4. شرایط فسخ قرارداد اجاره آپارتمان اداری: قرارداد باید شرایط لغو قرارداد و مسایل مربوط به پیش‌بینی شرایط ناگهانی (فورس ماژور) مانند بحران‌های طبیعی، بحران‌های امنیتی و سایر شرایط غیرمنتظره را تعریف کند (پیشنهاد می‌کنیم در رابطه با این موضوع، به مقاله‌ی جنبه‌های قانونی فسخ اجاره سری بزنید).

5. ودیعه: قرارداد باید مشخص کند که آیا سپرده‌ یا اصطلاحاً وجه‌الرهانه‌ای برای آپارتمان اداری وجود دارد یا خیر و در صورت وجود، مبلغ سپرده چقدر است.

6. قوانین مربوط به اجاره: قرارداد باید به قوانین و مقررات مربوط به اجاره واحد مسکونی و تجاری پایبند باشد.

8. تعیین مسئولیت‌ها: قرارداد باید مشخص کند که در صورت وقوع خسارت به آپارتمان اداری، مسئولیت کدام طرف است و چگونه باید تعویض یا تعمیرات صورت بگیرد.

9. تعیین شرایط تحویل و تسلیم آپارتمان: قرارداد باید شرایط تحویل و تسلیم آپارتمان را تعیین کند.

نتیجه گیری:

بنابراین، می‌توان گفت که نوشتن قرارداد اجاره واحد اداری نیازمند دقت و شفافیت در تعریف شرایط موجود در قرارداد است. اجاره واحد اداری از موضوعاتی است که ممکن است با مشکلاتی همراه شود، بنابراین تنظیم قرارداد به صورت کامل و دقیق، می‌تواند به دو طرف اجاره‌دهنده و مستاجر کمک کند تا از مشکلات در آینده جلوگیری کنند.

در این قرارداد، باید شرایط مربوط به مدت زمان اجاره، مبلغ اجاره، تعهدات هر دو طرف، شرایط لغو قرارداد، سپرده ، قوانین مربوط به اجاره، مسئولیت‌ها و شرایط تحویل و تسلیم واحد به صورت دقیق و شفاف تعیین شود. به همین دلیل، پیشنهاد می‌کنیم قبل از تهیه قرارداد، با استفاده از خدمات مشاوره حقوقی تخصصی، شرایط قرارداد را به دقت بررسی کنید.

سحر سفلایی_ کارشناس حقوقی وکیل‌باشی