قرارداد برگزاری همایش و رویداد چگونه نوشته می‌شود؟

اجرای همایش‌های گوناگون فرهنگی، ادبی، علمی، اجتماعی و... امری تخصصی است که در غالب اوقات به اشخاص یا شرکت‌های متبحر برگزاری مراسم واگذار می‌شود. چرا که دعوت از شرکت‌کنندگان، تبلیغ رویداد، تهیه لوازم موردنیاز، پیدا کردن یک فضای مناسب و ده‌ها مورد شبیه این‌ها یک کار زمان‌بر و نیازمند تجربه است. به همین دلیل، اگر قصد برگزاری یک جشنواره یا کنفرانس بی‌عیب‌ونقص را دارید، بهتر است از قرارداد برگزاری همایش و رویداد بهره بگیرید.

این قرارداد کتبی و معتبر به بهبود مدیریت و اجرای رویدادها کمک می‌کند. ازاین‌رو، به شخص یا شرکت میزبان اطمینان می‌دهد که رویداد به بهترین شکل ممکن توسط مجری برگزار خواهد شد؛ بنابراین، هرچقدر مجری برنامه باتجربه‌تر بوده و قرارداد تنظیم شده میان طرفین نیز خالی از ایراد باشد، میزان دغدغه و نگرانی میزبان به طرز چشمگیری کاهش می‌یابد.

اگر می‌خواهید با ویژگی‌ها و نحوه تنظیم این قرارداد تأثیرگذار آشنا شوید، این نوشته از وکیل‌باشی را از دست ندهید.

قرارداد برگزاری همایش و رویداد چیست و بین چه کسانی منعقد می‌شود؟

"قرارداد برگزاری همایش و رویداد (Conference and Event Hosting Agreement) طبق ماده 10 قانون مدنی موافقت‌نامه‌ای کتبی و رسمی است که میان سازمان‌ها یا اشخاص برگزارکننده همایش (مجری) و افراد و شرکت‌های متقاضی برپایی کنفرانس و جشنواره (کارفرما) منعقد می‌شود. به‌این‌ترتیب، مجری رویداد در مقابل ارائه‌ی خدمات، مبلغ قابل‌توجهی را از میزبان ایونت دریافت می‌کند."

به‌خاطر داشته باشید که این توافق را می‌توان در قالب پیمانکاری نیز تنظیم کرد. به این صورت که پیمانکار همان برگزارکننده همایش است و متقاضی نیز کارفرما تلقی می‌شود. حال چنانچه شغل شما برگزاری همایش، رویداد، جشنواره، کنفرانس و ایونت است یا برای مناسبتی خاص مثل روز کارمند، دنبال برگزاری جشن و مراسم هستید، باید نمونه قرارداد برگزاری همایش را امضا کنید.

تدوین این قرارداد، پیچیدگی‌های فنی فراوانی دارد و به همین دلیل بهتر است بدون داشتن دانش حقوقی از نوشتن این توافق خودداری کنید. این فرصت در وکیل‌باشی برای شما فراهم شده است که تنظیم قرارداد اختصاصی خود را به وکلای باتجربه تیم بسپارید تا ضمن بیان خواسته‌ها و شرایط شخصی‌تان، یک قرارداد منحصربه‌فرد در اختیار داشته باشید.

نحوه تنظیم قرارداد برگزاری رویداد و همایش

مهم‌ترین مواد و بندهایی که در یک قرارداد برگزاری رویداد باید موردبحث و توافق قرار گیرند عبارت‌اند از:

مشخصات طرفین

طرفین قرارداد برگزاری مراسم، کارفرما و مجری هستند. کارفرما همان شخص یا سازمانی است که خواستار برگزاری مراسم بوده و این کار را به مجری می‌سپارد. مجری می‌تواند یک شخص حقوقی مثل شرکت ایکس باشد یا شخصی حقیقی مثل خانم بهرامی که در امر برپایی مراسم مختلف، تجربه و مهارت کافی دارد. درهرصورت، تمام مشخصات و اطلاعات هویتی هر دو طرف در این قسمت نوشته می‌شود.

موضوع قرارداد برگزاری همایش و رویداد

موضوع یک قرارداد برگزاری ایونت، باتوجه‌به نوع همایش و برنامه‌های مورد تقاضای کارفرما می‌تواند متفاوت باشد. درهرصورت، نوع رویداد مدنظر کارفرما تعیین‌کننده وظایف مجری است. اینکه کارفرما بخواهد یک همایش تخصصی صنعتی در زمینه فناوری اطلاعات برگزار شود یا یک رویداد ادبی فرهنگی همچون نمایشگاه هنری، اهمیت فراوانی دارد. چراکه هر یک از این رویدادها، ابزارها، لوازم و برنامه جداگانه‌ای را می‌طلبد. در نتیجه، موضوع قرارداد نوع همایش و نحوه برگزاری آن به درخواست کارفرما است که باید خیلی دقیق در متن توافق‌نامه نوشته شود.

برای آشنایی بهتر با قراردادنویسی، توصیه می‌کنیم به مطلب قرارداد چیست و چگونه تنظیم می‌شود مراجعه کنید تا دراین‌رابطه اطلاعات کاملی به دست آورید.

تاریخ و مکان برگزاری همایش

 زمان و مکان برپایی مراسم نیز از دیگر بندهای ضروری این قرارداد هستند که در جلوگیری از اختلافات آتی طرفین، نقش بسزایی دارند.

مبلغ قرارداد

در این توافق‌نامه باید به میزان مبلغی که از سوی کارفرما به مجری یا همان مسئول برگزاری همایش پرداخته می‌شود، اشاره کنید. مبلغ قرارداد ممکن است علاوه بر حق‌الزحمه مجری، شامل هزینه‌های گوناگون برای انجام مراسم مثل اجاره سالن، تهیه لوازم صوتی و تصویری، پذیرایی از مهمانان و مواردی ازاین‌دست، باشد.

تعهدات طرفین قرارداد برگزاری رویداد

مسئولیت‌ها و تعهدات طرفین در قراردادهای برگزاری ایونت، باتوجه‌به موضوع قرارداد و خواسته‌های هر یک از طرف‌ها، متفاوت است که در ادامه توضیح بیشتری در این باره خواهیم داد.

فسخ قرارداد برگزاری مراسم

در این بند، طرفین شرایطی را مشخص می‌کنند که در صورت عدم تحقق آن‌ها، حق فسخ خواهند داشت. به‌عنوان‌مثال، چنانچه کارفرما تا زمان مقرر مبلغ موردنظر برای خرید و تهیه لوازم ضروری ایونت را به مجری پرداخت نکند، مجری حق فسخ قرارداد را خواهد داشت. در این قسمت، شما می‌توانید پس از مذاکره با طرف مقابل، شروط خود را در متن قرارداد بگنجانید و ضمانت اجرای «حق فسخ» را برای خود در نظر بگیرید. بهتر است بدانید که فسخ، اتمام یک‌جانبه قرارداد است و وجود آن در قراردادها، موجب پایبندی بیشتر طرفین به مفاد توافق خواهد شد.

نحوه حل‌وفصل اختلافات

همه ما برای بهبود کیفیت زندگی مدام در حال برنامه‌ریزی هستیم. این در حالی است که متأسفانه در اکثر مواقع برای انعقاد قراردادهای مهمی همچون قرارداد برگزاری مراسم، هیچ تدبیر و برنامه‌ای نداریم. اتفاقاً در این گونه موارد باید به آینده اهمیت بیشتری بدهیم. مشخص کردن تکلیف اختلافات احتمالی نیز نوعی آینده‌نگری است. فراموش نکنید که برای این کار، تعیین داور به‌مراتب بسیار بهتر از مراجعه به محاکم دادگستری است. چرا که پیگیری دعوا از طریق دادگاه، فرایندی طولانی و البته فرسایشی خواهد بود.

در نهایت تأکید می‌کنیم که پیش از امضای این موافقت‌نامه حتماً با وکیل یا یک مشاور حقوقی متخصص، یک جلسه مشاوره حقوقی تلفنی پشت سر بگذارید. این جلسه موجب می‌شود که مطمئن شوید تمام جزئیات لازم در متن قرارداد نوشته شده و توافق موجود به نفع هر دو طرف است.

تعهدات طرفین قرارداد برگزاری جشنواره شامل چه مواردی است؟

تعهدات طرفین در یک قرارداد برگزاری همایش ممکن است بر اساس مذاکرات انجام‌شده میان طرفین و نیازهای کارفرما، متغیر باشند. بااین‌حال، معمولاً در یک قرارداد برگزاری همایش، موارد زیر به‌عنوان تعهدات اصلی طرفین در نظر گرفته می‌شوند

تعهدات مجری در قرارداد برگزاری همایش

همان‌طور که گفتیم، منظور از مجری، شخص یا شرکتی است که به دستور کارفرما مسئولیت برگزاری مراسم را برعهده دارد. رایج‌ترین تعهدات مجری این توافق عبارت است از:

• مجری باید تاریخ دقیق برگزاری رویداد را تعیین کند، برنامه‌ریزی کاملی برای اجرای هر چه‌بهتر مراسم داشته باشد و در اجرای برنامه‌ها کوتاهی نکند.
• مجری، ملزم است که مکان مناسبی برای برگزاری رویداد انتخاب نموده و همه امکانات و تجهیزات موردنیاز از جمله وسایل صوتی، تصویری، لوازم رفاهی و... را در آن مکان قرار دهد.
• چنانچه در رویداد به سخنران، مدرس، کوچ و... نیاز باشد، مجری ملزم است اشخاص مناسبی را برای رویداد انتخاب کند. از سوی دیگر، انجام هماهنگی‌های لازم برای ارائه هر یک از این اشخاص نیز برعهده مجری است.
• مجری متعهد می‌شود که فرایند ثبت‌نام و حضور شرکت‌کنندگان در ایونت را مدیریت کند.
• مجری باید برنامه تبلیغاتی رویداد را تدوین کرده و آن را به کارفرما ارائه دهد تا در صورت رضایت کارفرما، همان برنامه را اجرا کند.
• مدیریت صحیح امور مالی مربوط به رویداد مانند تعیین قیمت بلیت ورود به ایونت، پذیرایی از مهمانان و... نیز برعهده مجری است.
• چنانچه رویداد دارای اطلاعات محرمانه باشد، مجری باید از حفظ آن اطلاعات اطمینان حاصل کند.
• مجری باید برای ایمنی و امنیت شرکت‌کنندگان و مکان برگزاری رویداد تدابیر لازم را اتخاذ کند.

بهتر است مسئولیت‌ها و تبعات تخلف از تعهدات ذکرشده، در قرارداد مشخص شوند تا مجری از آن‌ها سرپیچی نکند.

تعهدات کارفرما در قرارداد برگزاری همایش و رویداد

همچنان که مجری مسئولیت‌های متعددی برعهده دارد، کارفرما نیز تعهدات زیر را در مقابل مجری می‌پذیرد:

• همان‌طور که گفتیم موضوع همایش، نقش تعیین‌کننده‌ای در محتوا و برنامه‌های رویداد دارد. بر همین اساس، کارفرما موظف است که برنامه زمانی دقیقی را برای سخنرانی‌ها، کارگاه‌ها، نمایشگاه‌ها و... در اختیار مجری قرار دهد. چرا که مجری برحسب انتظارات کارفرما عمل می‌کند.
• اگر برای برگزاری همایش به اخذ مجوز از ارگان‌ها و نهادهای خاصی نیاز باشد، کارفرما ملزم به پیگیری آن خواهد بود.
• چنانچه کارفرما هزینه‌های برگزاری همچون دعوت از سخنران، تهیه میز و صندلی و... را برعهده گرفته باشد، باید در موعد مقرر نسبت به پرداخت آن به مجری اقدام کند.
• این تعهدات می‌توانند افزایش یابند، منتها تفاهم طرفین بر سر هر یک از این تکالیف و سپس درج کامل آن، ضرورت فراوانی دارد.

و اما جمع‌بندی مطلب

همان گونه که در این مطلب از وکیل‌باشی توضیح دادیم، قرارداد برگزاری رویداد و همایش به‌عنوان یک سند حقوقی مهم، باید حاوی مواد و بندهای اساسی همچون موضوع قرارداد، نحوه فسخ، تعهدات مجری و کارفرما و... باشد. ذکر این موارد باعث می‌شود تفسیر قرارداد به‌درستی صورت‌گرفته و ضمناً هر یک از طرف‌های توافق نیز نسبت به حقوق و تکالیفشان آگاهی داشته باشند.

چنانچه دررابطه‌با تنظیم قرارداد برگزاری ایونت و سایر مباحث مطرح شده در این مطلب سؤال یا ابهامی دارید آن را با کارشناسان ما در میان بگذارید. وکیل‌باشی همواره پاسخگوی شما عزیزان خواهد بود.

راضیه حبیبی - کارشناس حقوقی وکیل‌باشی