سند رسمی چیست؟

این نوع سند که یکی از مهمترین انواع سند به شمار می‌آید، توسط مأمورین صلاحیت‌دار و در چهارچوب وظایف قانونی آن‌ها تنظیم شده و امکان انکار یا تردید در مورد آن وجود ندارد. همچنین، در قانون ثبت، اسناد رسمی به طور خاص به اسنادی اطلاق می‌شود که در دفترخانه‌ها و با رعایت کامل مقررات تنظیم و ثبت می‌شوند.

تعریف سند رسمی

سند رسمی به عنوان یکی از مهم‌ترین ادله اثبات دعوا در حقوق ایران، جایگاه ویژه‌ای دارد. بر اساس قانون مدنی، سند رسمی به سندی اطلاق می‌شود که توسط مأمورین رسمی، در حدود صلاحیت آن‌ها و بر اساس مقررات قانونی تنظیم شده باشد. طبق ماده 1287 قانون مدنی، اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک، دفاتر اسناد رسمی یا توسط سایر مأمورین رسمی و با رعایت تشریفات قانونی تنظیم شوند، سند رسمی محسوب می‌گردند. به طور مثال سند ملکی یکی از مهمترین اسناد رسمی است.

اهمیت سند رسمی در فرآیندهای حقوقی به این است که اعتبار بالایی دارد و امکان انکار یا تردید در خصوص آن ناممکن است. این سند در دعاوی حقوقی به‌عنوان یکی از معتبرترین ادله قابل استناد بوده و می‌تواند به عنوان یک ابزار دفاعی یا اقامه دعوا به‌کار گرفته شود.

تشخیص رسمی یا عادی بودن سند، از آن جهت حائز اهمیت است که هر یک آثار حقوقی متفاوتی بر جای می‌گذارند. سند رسمی به دلیل رعایت تشریفات قانونی، از اعتبار بیشتری برخوردار بوده و در مقام اثبات دعوا، قوی‌تر از سند عادی است.

ارکان سند رسمی

سند رسمی به دلیل ویژگی‌ها و اعتبار قانونی خود، جایگاه ویژه‌ای در نظام حقوقی دارد. این نوع سند، در قالب دفترچه‌ای و تک‌برگی ارائه می‌شود و هر دو نوع، به عنوان اسناد رسمی شناخته می‌شوند. اما آنچه این نوع سند را متمایز می‌سازد، ویژگی‌ها و ارکان آن است.

یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های سند رسمی، لازم‌الاجرا بودن آن است. به این معنا که پس از تنظیم، به خودی خود، قابلیت اجرا دارد و نیازی به طرح دعوا در دادگاه نیست. همچنین، امکان ادعای انکار و تردید در سند رسمی وجود ندارد، که این امر به دلیل رعایت تشریفات و مقررات قانونی در هنگام تنظیم آن است.

در خصوص ارکان سند رسمی نیز باید گفت، این سند بر پایه سه رکن اساسی استوار است که از ماده 1287 قانون مدنی قابل استنباط است. سه رکن سند رسمی عبارت است از:

• دخالت مامور رسمی
• صلاحیت مامور رسمی
• رعایت مقررات قانونی

دخالت مامور رسمی

یکی از اساسی‌ترین ارکان سند رسمی، تنظیم آن توسط مأمور رسمی و دارای صلاحیت است. اهمیت این رکن در آن است که سند رسمی، تمام اعتبار و قدرت خود را از مأمور صلاحیت‌دار دریافت می‌کند. مأمور رسمی در واقع به‌عنوان نماینده‌ای از سوی قانون عمل می‌کند و امضای او به سند ارزش و اعتبار حقوقی می‌بخشد.

 او نه تنها ناظر بر صحت و قانونی بودن مفاد سند است بلکه حضور و تأیید وی هرگونه تردید یا انکار در خصوص محتوای سند را از بین می‌برد. لازم به ذکر است که مأموران رسمی تنها شامل کارمندان دولتی نمی‌شوند؛ بلکه افرادی که به خدمات عمومی گمارده شده‌اند، بدون آنکه در استخدام دولت باشند نیز می‌توانند به عنوان مأمور رسمی عمل کنند. نمونه بارز آن، سردفتران اسناد رسمی هستند که به‌رغم عدم استخدام دولتی، به عنوان مأموران صلاحیت‌دار، مسئول تنظیم اسناد رسمی می‌باشند.

صلاحیت مامور رسمی

ماموران رسمی تنها در محدوده صلاحیت و اختیارات قانونی خود مجاز به اقدام هستند. این موضوع اهمیت بالایی دارد، زیرا هرگونه تجاوز از مرزهای این صلاحیت می‌تواند اعتبار اقدامات آن‌ها را به طور کامل زیر سؤال ببرد. به عبارت دیگر، اگر مأمور رسمی به دلیل عدم رعایت صلاحیت قانونی، اقدام به تنظیم سندی کند، این اقدام از نظر قانونی معتبر نخواهد بود.

برای مثال، اگر یک مأمور انتظامی یا شهرداری اقدام به تنظیم سند رسمی معامله‌ای کند که خارج از صلاحیت قانونی آن‌هاست یا اگر سردفتر اسناد رسمی، سندی را خارج از حوزه صلاحیت خود تنظیم نماید، اعتبار آن سند به چالش کشیده می‌شود. این نکته تأکید می‌کند که حفظ حدود صلاحیت قانونی مأموران رسمی، برای اعتبار و قابلیت اجرایی اسناد رسمی ضروری است و نقض این قوانین می‌تواند عواقب جدی حقوقی به همراه داشته باشد.

رعایت مقررات قانونی

سند تنظیم شده در صورتی عنوان رسمی به خود می گیرد که مامور رسمی، مقررات قانونی مربوط به تنظیم سند رسمی را رعایت کرده باشد. به عنوان مثال، امضای مامور رسمی به معنای آن است که مفاد سند، منطبق بر واقعیت و صحیح هستند. پس اگر مامور رسمی، از امضای سند خودداری کند، در واقع مبنای رسمی بودن سند را انجام نداده است.

مزایای سند رسمی

سند رسمی به دلیل ویژگی‌ها و مزایای خاص خود نسبت به سند عادی، جایگاه ویژه‌ای در نظام حقوقی دارد. در ادامه به بررسی مزایای مهم سند رسمی پرداخته می‌شود:

1. تابع تشریفات خاص: اسناد رسمی باید تحت مقررات و تشریفات خاصی تنظیم شوند؛ این امر اعتبار سند رسمی را بیشتر می‌کند.
2. تنظیم در اوراق مخصوص: اسناد رسمی روی اوراق خاص و رسمی نوشته می‌شوند که نشان‌دهنده اعتبار آن‌هاست و این موضوع در اسناد عادی وجود ندارد.
3. تنظیم توسط مأمور رسمی: اسناد رسمی به وسیله مأموران رسمی تنظیم می‌شوند، در حالی که اسناد عادی ممکن است توسط هر فردی تنظیم شوند. این موضوع به اعتبار قانونی سند افزوده است.
4. قابلیت اجرایی: اسناد رسمی لازم‌الاجرا هستند و این ویژگی به آن‌ها امکان می‌دهد که به‌راحتی قابل اجرا باشند.
5. تاریخ تنظیم معتبر: تاریخ تنظیم اسناد رسمی از اعتبار قانونی بالایی برخوردار است.
6. ادعای جعل محدود: در خصوص اسناد رسمی، تنها ادعای جعل می‌تواند مطرح شود و این امر به حفاظت از اعتبار آن‌ها کمک می‌کند.
7. نظارت و ثبت: اسناد رسمی تحت نظارت مأموران ثبت و سر دفتران تنظیم می‌شوند که به اعتبار آن‌ها می‌افزاید.
8. نگهداری در بایگانی مخصوص: اسناد رسمی در محل‌های مخصوصی مانند اداره ثبت یا دفاتر اسناد رسمی نگهداری می‌شوند.
9. عدم نیاز به سپردن خسارت احتمالی: برای تأمین خواسته در دعاوی مستند به اسناد رسمی، نیازی به سپردن خسارت احتمالی نیست، که این موضوع فرآیند را تسهیل می‌کند.
10. امکان صدور اجراییه در هر زمان: بر خلاف اسناد عادی، در مورد اسناد رسمی می‌توان در هر زمان اجراییه صادر کرد و همچنین، مرور زمان نسبت به سند ثبت‌شده اعمال نمی‌شود.

انواع سند رسمی

برخی از انواع اسناد رسمی به شرح زیر هستند:

1. اسناد صادر شده در اداره ثبت
2. اسناد صادر شده توسط مامورین دولتی
3. اسناد صادر شده در دفتر اسناد رسمی

اسناد صادر شده در اداره ثبت

اسناد صادر شده در اداره ثبت اسناد و املاک، به عنوان یکی از مهم‌ترین اقسام اسناد رسمی، نقش حیاتی در تأسیس و حفظ حقوق مالکیت و شفافیت در معاملات املاک دارند. این اسناد، به دلیل تنظیم توسط مأمورین صلاحیت‌دار، از اعتبار قانونی بالایی برخوردارند و می‌توانند به‌عنوان مدرک مستند در دعاوی حقوقی مورد استناد قرار گیرند.

یکی از مهم‌ترین انواع این اسناد، سند مالکیت است که تأیید کننده مالکیت یک ملک خاص به فرد معین است. این سند، نه تنها حق مالکیت را برای دارنده خود تأسیس می‌کند، بلکه به‌عنوان یک مدرک قانونی، در برابر اشخاص ثالث نیز قابلیت استناد دارد.

علاوه بر سند مالکیت، صورتمجلس تحدید حدود نیز از دیگر اسناد مهمی است که در اداره ثبت صادر می‌شود. این سند مشخص‌کننده حدود و مرزهای ملک است و به جلوگیری از اختلافات ملکی و دعاوی ناشی از تداخلات در اراضی کمک می‌کند. در واقع، این نوع سند، به عنوان یک ابزار قانونی برای تعیین و تثبیت حدود ملک، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.

اسناد صادر شده توسط مامورین دولتی

اسناد صادر شده توسط مأمورین رسمی دولت، شامل مدارکی هستند که در چارچوب وظایف و صلاحیت‌های قانونی آن‌ها تنظیم می‌شوند. این اسناد به‌عنوان ابزارهایی برای تأسیس هویت و حقوق افراد، نقش اساسی در نظام حقوقی و اجتماعی ایفا می‌کنند.

از مهم‌ترین نمونه‌های این اسناد، می‌توان به گواهینامه‌ها و شناسنامه‌ها اشاره کرد. گواهینامه‌ها، به ویژه گواهینامه‌های تحصیلی و حرفه‌ای، نشان‌دهنده توانایی و صلاحیت فرد در یک زمینه خاص هستند و اعتبار آن‌ها به تأسیس و تأیید صلاحیت‌های فردی کمک می‌کند. این اسناد معمولاً در فرآیندهای استخدامی و تحصیلی مورد استفاده قرار می‌گیرند.

شناسنامه، به‌عنوان یکی از مهم‌ترین اسناد هویتی، هویت قانونی افراد را نشان می‌دهد و شامل اطلاعاتی نظیر نام، تاریخ تولد، و وضعیت تأهل است. این سند نه تنها برای شناسایی فرد در نظام حقوقی و اجتماعی کاربرد دارد بلکه در بسیاری از تعاملات اداری و قانونی نیز لازم و ضروری است.

اسناد صادر شده توسط مأمورین دولتی، به دلیل تنظیم در چارچوب قوانین و تحت نظارت مقامات ذی‌صلاح، از اعتبار و قابلیت اجرایی بالایی برخوردارند. این اسناد، به‌عنوان مستنداتی معتبر می‌توانند در دعاوی و اختلافات حقوقی به‌عنوان دلیل و مدرک مورد استناد قرار گیرند.

اسناد صادر شده در دفتر اسناد رسمی

اسنادی که توسط دفترخانه‌ها یا دفاتر اسناد رسمی تنظیم می‌شوند، به عنوان یکی از ارکان اساسی حقوقی در نظام قانونی کشور، اهمیت ویژه‌ای دارند. این اسناد شامل اسناد انتقال قطعی، سند ازدواج، سند صلح و انواع دیگر می‌باشند که هر یک به نوعی به تأسیس و تثبیت حقوق و تعهدات افراد کمک می‌کنند.

اسناد انتقال قطعی، به طور خاص، در معاملات ملکی و نقل و انتقالات املاک کاربرد دارند و به‌طور قانونی حق مالکیت را به خریدار منتقل می‌کنند. این اسناد، به دلیل تنظیم در دفاتر رسمی و نظارت مأموران صلاحیت‌دار، از اعتبار و قوت اجرایی بالایی برخوردارند و می‌توانند به‌عنوان مدرکی معتبر در محاکم قضایی مورد استفاده قرار گیرند.

اعتبار سند رسمی

تمامی اسناد رسمی به‌طور کلی نسبت به طرفین و تمام اشخاصی که قائم مقام آن‌ها هستند، دارای اعتبار قانونی است. اعتبار این اسناد عمدتاً به‌واسطه امضا و تصدیقات رسمی که در آن‌ها صورت می‌گیرد، تأمین می‌شود.

بر اساس ماده ۷۲ قانون ثبت، کلیه معاملاتی که در رابطه با اموال غیرمنقول طبق مقررات ثبت املاک به ثبت می‌رسند، از اعتبار کامل و رسمی برخوردارند. این اعتبار شامل طرفین معامله، قائم‌مقام قانونی آن‌ها و همچنین اشخاص ثالث می‌شود.

استعلام سند رسمی

فرآیند استعلام سند رسمی به شرح زیر است:

• شناسایی مرجع صالح: برای استعلام سند رسمی، اولین قدم شناسایی مرجع صالح مانند اداره ثبت اسناد و املاک، دفاتر اسناد رسمی یا مراجع قضایی است.
• ارائه مدارک لازم: شخص متقاضی باید مدارک شناسایی و سند مورد نظر را به همراه داشته باشد تا به‌راحتی بتواند اطلاعات مورد نیاز را ارائه کند.
• تکمیل فرم درخواست: معمولاً باید یک فرم درخواست استعلام پر شود که شامل مشخصات سند و طرفین مربوطه است.
• پرداخت هزینه‌های مرتبط: در برخی موارد، ممکن است نیاز به پرداخت هزینه‌های مربوط به استعلام باشد.
• دریافت نتیجه استعلام: پس از بررسی‌های لازم، نتیجه استعلام به متقاضی اعلام می‌شود. این نتیجه می‌تواند شامل تأیید صحت سند یا نکات و مسائل حقوقی مرتبط با آن باشد.

تفاوت سند عادی و سند رسمی

سند رسمی و سند عادی دو نوع از اسناد حقوقی هستند که در نظام حقوقی ایران به‌طور گسترده‌ای مورد استفاده قرار می‌گیرند. این دو نوع سند به لحاظ اعتبار، نحوه تنظیم و قدرت اجرایی تفاوت‌های چشمگیری با یکدیگر دارند. از جمله تفاوت سند رسمی و عادی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

قدرت اجرایی

سند رسمی: این نوع سند دارای قدرت اجرایی بالاتری است و می‌تواند به‌عنوان مدرکی مستحکم در مراجع قضایی مورد استفاده قرار گیرد. به همین دلیل، با استناد به سند رسمی می‌توان به راحتی حقوق خود را مطالبه کرد.

سند عادی: هرچند اسناد عادی نیز می‌توانند در برخی موارد قدرت اجرایی داشته باشند اما به لحاظ اعتبار و قدرت اجرایی، معمولاً از اسناد رسمی پایین‌تر هستند.

تشریفات اسناد

سند رسمی: برای تنظیم این نوع سند، لازم است که تشریفات خاصی رعایت شود. این تشریفات در قوانین مربوطه به‌طور دقیق ذکر شده‌اند و عدم رعایت آن‌ها می‌تواند منجر به بی‌اعتباری سند شود.

سند عادی: تنظیم اسناد عادی نیاز به رعایت هیچ‌گونه تشریفات خاصی ندارد و افراد می‌توانند به سادگی این اسناد را تهیه کنند.

میزان اعتبار

سند رسمی: این اسناد از لحاظ اشخاص ثالث و اصحاب دعوا دارای اعتبار کامل هستند و در برابر آن‌ها قابل استناد می‌باشند.

سند عادی: در مقابل، اسناد عادی برای اشخاص ثالث اعتبار چندانی ندارند و ممکن است به راحتی رد شوند یا به چالش کشیده شوند.

نحوه تنظیم

سند رسمی: این اسناد باید در حضور یک مأمور رسمی دولت تنظیم شوند که این موضوع به اعتبار و رسمیت آن‌ها افزوده و هرگونه تردید نسبت به محتوای آن‌ها را برطرف می‌کند.

سند عادی: این نوع اسناد معمولاً توسط افراد عادی تنظیم می‌شوند و نیاز به حضور مأمور رسمی ندارند.

اثبات اصل و یا جعلی بودن نوشته

سند رسمی: به دلیل رعایت تمام مواد قانونی در تنظیم این اسناد، ممکن است مورد ادعای جعل قرار گیرند اما اعتبار آن‌ها به‌سادگی زیر سؤال نمی‌رود.

سند عادی: این اسناد به‌راحتی می‌توانند انکار و تکذیب شوند، زیرا در هیچ محل رسمی ثبت نشده‌اند و به راحتی می‌توانند به چالش کشیده شوند.

رونوشت

سند رسمی: به دلیل ثبت در دفاتر اسناد رسمی، رونوشت‌های این اسناد به‌راحتی و با توجه به اطلاعات موجود در این دفاتر قابل تهیه هستند.

سند عادی: در صورت گم شدن اسناد عادی، تهیه رونوشت از آن‌ها ممکن نیست و این موضوع می‌تواند مشکلات جدی را برای دارندگان این اسناد ایجاد کند.

الزام به تنظیم سند رسمی

الزام به تنظیم سند رسمی به معنای درخواست قانونی خریدار از فروشنده برای تنظیم سند رسمی مربوط به ملک، آپارتمان یا زمین است. در مواردی که فروشنده به هر دلیلی، از جمله بی‌میلی یا بهانه‌های مختلف، از تنظیم سند رسمی خودداری کند، خریدار می‌تواند با استناد به حق قانونی خود، از مراجع قضایی درخواست کند که فروشنده را ملزم به تنظیم سند رسمی نمایند.

این نوع دعوا تحت عنوان "دعوای الزام به تنظیم سند رسمی" شناخته می‌شود و هدف آن حفظ حقوق خریدار و ایجاد امنیت در معاملات ملکی است. از آنجا که تنظیم سند رسمی باعث تثبیت مالکیت و حقوق خریدار می‌شود، این دعوا نقش مهمی در جلوگیری از مشکلات حقوقی آینده ایفا می‌کند.

یادداشت پایانی

سند رسمی به عنوان یکی از مهم‌ترین ادله اثبات دعوا در نظام حقوقی ایران، نقش کلیدی در تثبیت حقوق و امنیت معاملات دارد. این نوع اسناد که توسط ماموران رسمی و صلاحیت‌دار تنظیم می‌شوند، به دلیل رعایت تشریفات قانونی و اعتبار بالای آن‌ها، از جایگاه ویژه‌ای برخوردارند.

بر اساس قانون مدنی و قانون ثبت، اعتبار اسناد رسمی نه‌تنها برای طرفین و وراث آن‌ها بلکه برای قائم‌مقام‌ها نیز به رسمیت شناخته شده است. همچنین، این اسناد دارای قدرت اجرایی و قابلیت اثبات بالا در محاکم هستند و در صورت لزوم، می‌توانند به راحتی مورد استناد قرار گیرند.

تفاوت‌های بنیادین میان اسناد رسمی و اسناد عادی، از جمله قدرت اجرایی، اعتبار در برابر اشخاص ثالث و نحوه تنظیم، نشان‌دهنده اهمیت ویژه اسناد رسمی در نظام حقوقی است. با توجه به وجود دعوای الزام به تنظیم سند رسمی، خریداران می‌توانند در صورت عدم همکاری فروشندگان، از حقوق قانونی خود دفاع کنند.

به طور کلی، توجه به این اسناد و درک درست از ویژگی‌ها و مزایای آن‌ها، برای تمامی افراد درگیر در معاملات ملکی و حقوقی ضروری است. این امر نه تنها به حفظ حقوق قانونی افراد کمک می‌کند بلکه باعث افزایش شفافیت و اعتماد در بازارهای اقتصادی نیز می‌شود. قبل از هر گونه تنظیم سند رسمی باید به این نکته توجه کنید که با یک مشاور حقوقی در این باره مشاوره کنید. در این حالت از بروز هرگونه مشکل قانونی جلوگیری خواهید کرد.

نویسنده: پگاه رهبر