سخنی درباره ی تفاوت سند رسمی با سند عادی

در قانون مدنی ایران، سند به عنوان یک مدرک حقوقی بسیار مهم محسوب می‌شود و در بسیاری از امور مانند خرید و فروش ملک، انتقال املاک، ازدواج، طلاق و غیره به کار می‌رود؛ بنابراین، درک مفهوم سند و نحوه استفاده از آن در امور حقوقی بسیار مهم است. به همین دلیل در این مقاله قصد داریم به بررسی مفهوم سند و تفاوت های میان سند عادی و سند رسمی بپردازیم. پس با ما تا انتهای این مقاله همراه بمانید.

معنا و مفهوم سند:

در باره مفهوم سند باید گفت، سند هر نوشته مکتوبی است که در مقام دفاع یا اقامه دعوا، قابلیت استناد، در دادگاه را دارد. در قانون مدنی ایران، سند بر دو نوع تعریف شده که به سند عادی و رسمی تقسیم می‌گردد. مفهوم سند رسمی نیز سندی است که مطابق ماده 1287 قانون مدنی اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مامورین رسمی در حدود صلاحیت آنها و بر طبق مقررات‌ قانونی تنظیم شده باشند، رسمی است در غیر این صورت سند عادی محسوب می‌شود.

مامور رسمی کسی است که حکومت به انجام کاری مامور شده است و لازم نیست که حتما بین مامور و دولت رابطه استخدامی برقرار شده باشد مانند دفاتر اسناد رسمی، زیرا سر دفتر کارمند دولتی نیست. گرچه سر دفتری شغلی غیر دولتی محسوب می شود ولی از آنجایی که سردفتر از سوی دولت مامور به تنظیم معاملات می‌باشد، سردفتر مامور رسمی به حساب می آید. اما مقصود از صلاحیت آن است که مامور هم ذاتا و هم به محلا دارای قابلیت قانونی برای تنظیم سند باشد؛ بنابراین سند عادی نه در اداره ثبت اسناد و املاک ثبت شده است و نه در نزد ماموران رسمی صالح. لازم به ذکر است که اگر مامور رسمی در حوزه ای که صلاحیت ندارد سند تنظیم کند، سند رسمی محسوب نمی‌گردد. مثلا: اگر سر دفتری که حوزه ماموریت وی شیراز است در مشهد سندی را تنظیم کند، آن سند اعتبار سند رسمی را نزد مراجع اداری یا قضایی نخواهد داشت؛ لذا مهمترین فرق اسناد عادی و رسمی در نحوه تنظیم سند و افرادی است که در تنظیم آن مداخله دارند.

ارکان قانونی سند:

سند برای اینکه از قانون، اعتبار داشته باشد نیاز است شرایطی را داشته باشد:

• مکتوب بودن: اولین ویژگی سند، مکتوب بودن آن به معنای نوشته بودن آن است زیرا در غیر این صورت سند محسوب نمی‌گردد. کتبی بودن سند به معنای ثبت وجود مطالب مرتبط با امور حقوقی به صورت نوشتاری در قالب یک سند است. به عبارت دیگر، سند باید به صورت نوشتاری باشد و مطالب حقوقی را به صورت دقیق و رسمی و در یک قالب مشخص نمایش دهد.

• قابل استناد بودن: دومین رکن یک سند این است که بتوان در مراجع اداری و قضایی به آن استناد نمود.  قابل استناد بودن سند به معنای این است که سند به عنوان مدرک قانونی قابل اثبات و اعتماد است و می‌توان برای اثبات مطالب حقوقی آن را به عنوان شواهدی در دادگاه‌ها و سایر امور حقوقی مورد استفاده قرار داد.

• امضا یا اثر انگشت داشتن: سومین رکن سند که پایه و اساس قانونی بودن اسناد اعم از رسمی یا عادی است، امضا یا اثر انگشت است و هر نوشته ای که بخواهد به عنوان سند عنوان گردد می‌بایست دارای امضا باشد.

موارد گفته شده از اصول ابتدایی و پایه ای است که شرایط سند عادی را می‌سازد و همچنین در سند رسمی نیز قابلیت اجرایی دارد. به شما توصیه می‌کنیم جهت آگاهی و کسب اطلاعات بیشتر پیرامون سایر شرایط و نکات اسناد عادی، از خدمات مشاوره حقوقی وکلای متخصص، بهره مند شوید.

فرق سند عادی و رسمی

در این بخش قصد داریم به بررسی تفاوت های اسناد رسمی و اسناد عادی بپردازیم و وجه تمایز هایی با یکدیگر دارند را بیان کنیم:

1. برخورداری مفاد و مندرجات سند رسمی از اعتبار بالاتر:

مفاد و محتویات سند رسمی نسبت به سند عادی اعتبار بیشتری دارد به همین جهت در مراجع قضایی نمی‌توان نسبت به سند رسمی اظهار تردید یا انکار کرد و صرفاً می‌توان ادعای جعل در سند رسمی به همراه ادله جهت اثبات ادعا را مطرح نمود؛ این در حالی است که در مورد اسناد عادی علاوه بر ادعای جعل امکان اظهار تردید و انکار نیز قابلیت دارد.

2. قابلیت اجرایی بهتر سند رسمی نسبت به سند عادی:

مزیت دیگر سند رسمی نسبت به سند عادی در این است ک م‌یتوان بدون اثبات حق، متعهد را به انجام مورد تعهد الزام نمود اما در اسناد عادی، الزام به ایفای تعهد متعهد منوط به رسیدگی قضایی و صدور حکم اثبات حق است. البته به یاد داشته باشید برخی اسناد عادی نزد قانون گذار لازم الاجرا شمرده شده اند؛ به این معنا که از لحاظ قابلیت اجرایی تفاوتی با اسناد رسمی نخواهند داشت؛ مانند: چک

3. امکان تهیه رونوشت از اسناد رسمی:

 اسناد رسمی به دلیل این که در دفاتر اسناد به ثبت می‌رسند، قابلیت تهیه رونوشت از آنها وجود دارد. در صورتی که اسناد عادی اگرمفقود شوند یا از بین بروند، به هیچ عنوان نمی‌توان رونوشتی از آنها تهیه نمود. 

بیشتر بدانید: آشنایی با سند رسمی منقول و سند رسمی غیر منقول

سخن نهایی:

همانگونه که ملاحظه نموده اید، اسناد به دو دسته عادی و رسمی تقسیم می‌گردد که به تعریف هر کدام از آنها و همچنین وجه تفاوت و تمایز اسناد عادی با رسمی پرداختیم. در نهایت باید گفت که آگاهی و اطلاع از جزئیات و نکات اسناد و نحوه تنظیم سند، کمک شایانی به استناد به اسناد در نزد مراجع قضایی و اداری و استیفای حقوقتان خواهد کرد. از این رو شما می‌توانید از آموزش تصویری الزام به تنظیم سند رسمی برای افزایش اطلاعات خود در این زمینه، بهره ببرید.

بهناز صفاری_ کارشناس حقوقی وکیل‌باشی